Personalbedarf

Aktuell +++ Besuchen Sie unseren Vortrag bei der RECOM Jahrestagung am 05.12.2019 / Session 9 um 13.30 Uhr +++ Aktuell

Thema
Pflegeprozessdokumentation: Notwendigkeit Personalbemessung & sinnvolle Personalsteuerung – Relevanz für Pflegepersonen
Referent Gottfried Müller

Link zur Personalbedarfsbemessung im Pflegedienst

Wir beraten Sie bei der Ermittlung des Personalbedarfs in allen Dienstgruppen und Fachabteilungen Ihres Krankenhauses

Die Ermittlung des Personalbedarfs zählt zu den umstrittensten Themen im Krankenhaus. Knappe Budgets stehen im Konflikt mit dem Wunsch nach hoher Qualität, einer Begrenzung von Belastungen und einer guten Weiterbildung. Dabei ist die Einsparung von Personalkosten nicht 1:1 gleichzusetzen mit Wirtschaftlichkeit! Eine zu knappe Personalvorhaltung kann erhebliche wirtschaftliche Folgekosten nach sich ziehen:
Direkte Folgekosten durch verlängerte Liegezeiten, indirekte Folgekosten durch erhöhte Fehlzeiten und Fluktuation und Probleme bei der Personalgewinnung auf einem ohnehin sehr angespannten Personalmarkt. Umgekehrt gilt: Kein Krankenhaus kann es sich heute leisten, mehr Personal einzusetzen, als bei bestmöglicher Organisation erforderlich ist.

Für den Pflegedienst gibt es inzwischen ausgefeilte und wissenschaftlich fundierte Methoden, um den Besetzungsbedarf anhand des Pflegebedarfs der Patienten zu ermitteln. Auch wenn das Pflegebudget ab 2020 aus den DRGs ausgegliedert wird, bedeutet dies leider noch nicht, dass damit auch eine echte Ermittlung des Pflegebedarfs durchgeführt wird. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier.

Im ärztlichen Bereich gibt es nach wie vor keine allgemeinverbindlichen Vorgaben für die Besetzung und die Personalvorhaltung. Vielfach behilft man sich damit, dass Fachgesellschaften für die Zertifizierung definierter Einheiten, wie z. B. Stroke-Unit, Chest Pain Unit, etc. Vorgaben zugrunde legen. Für den allgemeinen Abteilungsbetrieb gibt es solche Grundlagen jedoch nicht. Mit unseren methodischen Instrumentarium zur Ermittlung von Besetzungsbedarf und unserer Erfahrung auf diesem Gebiet, gelingt es uns jedoch regelmäßig, die Ermittlung des ärztlichen Personalbedarfs so durchzuführen, dass die Ergebnisse sowohl von Seiten der Krankenhausleitung und der Personalabteilung, wie auch von Seiten der klinisch tätigen Ärzte hohe Akzeptanz finden. Mehr dazu finden Sie hier.

Der einfachste Weg zur Berechnung des Personalbedarfs

Wenn Sie diese Seite aufgerufen haben gehören Sie vielleicht zu den vielen, die auf der Suche nach einer Anleitung sind, wie sie den Personalbedarf ihrer Abteilung, Station oder ihrem Funktionsbereich berechnen können .

Wenn Sie wissen, zu welchen Zeiten sie wie viele MitarbeiterInnen Mitarbeiter einsetzen müssen, dann können wir Ihnen gerne unser kostenloses Tool zur Personalbedarfsberechnung auf Basis des Wochenbesetzungsplans zusenden. Dieses Tool funktioniert wie ein programmierter Taschenrechner, bei dem man nur die Dienstzeiten mit den jeweiligen Besetzungsstärken im Wochenverlauf eingibt (= Wochenbesetzungsplan) und die Fehlzeiten einträgt – schon ist der Personalbedarf berechnet. So sieht das Tool aus:

Personalbedarfsberechnung mit definierten Dienstzeiten und Besetzungsstärken
Berechnung des Personalbedarfs auf Basis des Wochenbesetzungsplans

Sie können unser Tool (Excel 2010) zur Berechnung des Personalbedarfs aus dem Wochenbesetzungsplan kostenlos per E-Mail bei uns bestellen. 

Das Problem liegt aber tiefer: Oftmals ist es ja umstritten, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tatsächlich zu welchen Zeiten benötigt werden. Die jeweils geforderte Besetzungsstärke muss daher analytisch plausibilisiert werden. Erst wenn der Besetzungsbedarf valide dargestellt wird, kann man von einer echten Personalbedarfsermittlung sprechen. Wir unterstützen Sie bei der Klärung der Besetzungsbedarfe und wenden dabei unser Know-how in der klinischen Betriebsorganisation an.

Differenzierte Personalbedarfsermittlung auf Basis des Besetzungsbedarfs

Um den Besetzungsbedarf zu ermitteln, geht man im Prinzip immer in der gleichen Weise vor: man definiert Leistungen und legt Personalbindungszeiten fest (in dem man diese entweder misst, schätzt oder geeignete Benchmarks verwendet).

Aus dem Produkt von Leistungen und Personalbindungszeiten ergibt sich ein Stundenwert für den Besetzungsbedarf in einem definierten Zeitraum, der die Grundlage für die Personalbedarfsermittlung bildet. Dabei darf man jedoch nicht einfach nach dem sogenannten Waggonprinzip vorgehen, d.h. unter der Vorstellung, man müsse nur alle Zeitbedarf für aneinanderreihen und hätte dann den Bedarf an Arbeitsstunden. Es ist vielmehr notwendig, die Arbeitsorganisation sowie verschiedene Randbedingungen und Nebenaufgaben zu berücksichtigen, um zu einer realistischen Einschätzung des Personalbedarfs zu kommen.

Die Personalbedarfsermittlung umfasst mehrere Schritte. Folgende Fragen müssen dabei geklärt werden:

  • Was bestimmt den Arbeitsanfall?
  • Welcher klinische Arbeitsanfall hat welchen Netto-Besetzungsbedarf zur Folge? 
  • Welche Zeiten müssen für Einarbeitung, Weiterbildung, Administration und Führungsaufgaben berücksichtigt werden?
  • Welche Dienst- und Schichtzeiten passen zum Besetzungsbedarf im Zeitverlauf?
  • Wie viele Personen müssen an jedem Wochentag in welcher Schicht bzw. in welchem Dienst anwesend sein?
  • Welche Fehlzeiten sind anzurechnen, um aus dem Netto-Personalbedarf auf den Brutto-Personalbedarf zu errechnen?

Daraus ergibt sich dann ein zum Besetzungsbedarf passender Wochenbesetzungsplan als Übersicht über alle Schichten und deren Soll-Besetzung pro Wochentag.
Bleibt der Wochenbesetzungsplan im Jahresverlauf relativ konstant, so kann man unter Verwendung der Wochenarbeitszeit die benötigte Brutto-Personalstärke in Vollkraft-Äquivalenten berechnen.

Wenn im Jahresverlauf saisonale Schwankungen berücksichtigt werden müssen (typische Beispiele sind die Pädiatrie und die Orthopädie), nehmen wir entsprechend komplexere Berechnungen vor. Diese werden von uns so gestaltet, dass sie bei Änderungen leicht angepasst werden können.

Wir haben für verschiedene Funktionsbereiche und Personalgruppen spezifische Tools zur Ermittlung des Besetzungs- und Personalbedarfs entwickeln, die wir in unseren Projekten einsetzen.

Personalbedarfsplanung Ärzte

Nach wie vor ist die Frage, wie viel ärztliches Personal eine Abteilung benötigt, Gegenstand intensiver Diskussionen – in jedem Krankenhaus und in jeder Abteilung. So wichtig die erlös-orientierte (DRG-basierte) Personalbedarfs-ermittlung (bzw. Personalbedarfsermittlung) ist – für die konkrete klinische Personalbedarfsplanung ist sie nicht ausreichend. Wir bieten daher mehr:

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Unsere Leistungen bei der Personalbedarfsermittlung im Ärztlichen Dienst

Wir haben spezifisch für die Leistungen und Abläufe im ärztlichen Dienst Tools entwickelt, die eine arbeitsplatzbezogene, analytisch plausibilisierte Ermittlung des Besetzungs- und Personalbedarfs ermöglichen. Mit speziellen Instrumenten können wir nahezu jeden ärztlichen Einsatzbereich abbilden:

  • Allgemeinstationen, Intermediate-Care Stationen (unter Berücksichtigung von Zertifizierungs-Vorgaben für Stroke Unit, Chest Pain Unit etc.) und Intensivstationen
  • Notaufnahme und Ambulanz
  • OP-Bereich und Anästhesie
  • Funktionsbereiche und Sprechstunden

Unser Ansatz umfasst alle Leistungsbereiche ärztlicher Abteilungen und erlaubt eine realistische Personalplanung, die im klinischen Alltag funktioniert. Dabei berücksichtigen wir die Komplexität moderner Abteilungen und die Notwendigkeit von Kooperationen, z.B. bei der Besetzung der Bereitschaftsdienste, der Intensivstation, der ZNA etc. Um hohe Akzeptanz zu erreichen und die Personalgewinnung und -bindung zu fördern, ist es unerlässlich, auch Einarbeitungszeiten und Zeitbedarfe für die Weiterbildung gezielt zu berücksichtigen.

Vorgehensweise bei der Personalbedarfsermittlung bzw. Personalbemessung im Ärztlichen Dienst

Die folgende Darstellung zeigt die komplexen Zusammenhänge, die wir nach dem Motto „so einfach wie möglich, so kompliziert wie nötig“ erfassen und darstellen.

Personalbedarfsermittlung und Dienstplankonzept für den ärztlichen Dienst
Personalbedarfsermittlung und Dienstplankonzept für den ärztlichen Dienst

Das folgende Praxisbeispiel zeigt links ein „Besetzungsgebirge“ (gelbe Fläche) und als blaue Säulen die mit den definierten Dienstzeiten erreichte Besetzungsstärke. Rechts sind Dienste und Besetzungsstärken abgebildet. Für Bereitschaftsdienste gibt es ergänzende Tabellen, die hier nicht abgebildet sind.

Tool für die Definition von Dienstzeiten und Besetzungsstärken auf Basis des Besetzungsbedarfs im Zeitverlauf
Tool für die Definition von Dienstzeiten und Besetzungsstärken auf Basis des Besetzungsbedarfs im Zeitverlauf

Um hohe Akzeptanz zu erreichen, arbeiten wir bei der Planung eng mit Vertretern des Ärzteteams und der Personalabteilung zusammen.

Durch Transparenz und Klarheit erreichen wir eine ungewöhnlich hohe Akzeptanz bei Geschäftsführung, Personalabteilung – und bei den Ärzten aller Hierarchieebenen. Dazu trägt auch eine angemessene Berücksichtigung von Einarbeitungszeiten und Weiterbildungszeiten in der Abteilung bei.

Die Erfahrung zeigt, dass die Ergebnisse dabei stets in einem wirtschaftlich tragfähigen Rahmen bleiben. Letztlich ist eine angemessene Personalbedarfsplanung auch ökonomisch am effektivsten: Die Personalbindung wird erhöht, Rekrutierung erleichtert, es kommt zu weniger Fehlern und die Leistungsmotivation ist positiv, was sich auf die Performance (Erlöse) der gesamten Abteilung günstig auswirkt.

Durch den Einsatz etablierter Tools bleibt die Personalbedarfsermittlung zeitlich und finanziell in einem überschaubaren Rahmen.

Die Berechnungen werden in nachvollziehbarer und anpassungsfähiger Form zur Verfügung gestellt, so dass z. B. bei Änderung von Leistungsarten und -mengen jederzeit Anpassungen vorgenommen werden können.

Analyse des Besetzungsbedarfs mit Besetzungsplanung unter Berücksichtigung von Optimierungsmöglichkeiten

  • Im Dialog mit Ärztinnen und Ärzten vor Ort (in der Regel Assistentensprecher/innen + Personal-Oberarzt/ärztin):
    • Erfassung des IST-Wochenbesetzungsplans (ggf. Unterscheidung: gewünscht-gedachtes vs. tatsächliches IST)
    • Vollständige Besetzungsplanung (Tag/Woche) mit der analytisch plausibilisierten Arbeitszeitmethode (dabei Anwendung von Modulen für Stationen, Funktionsbereiche, OP…).
      • Berücksichtigung von Weiterbildung und Einarbeitung, sowie Aufwänden für Administration, Management und Führung der Abteilung
    • Integration von Optimierungskonzepten (Ungereimtheiten und Optimierungsmöglichkeiten fallen mit unserer Methode systematisch auf)
  • Ableitung eines Wochenbesetzungsplans mit geeigneten Dienstzeiten und Besetzungsstärken (betrieblich optimiert und sozial verträglich). Hierzu verwenden wir ein grafisches Tool, das den ermittelten Besetzungsbedarf im Tages- und Wochenverlauf als „Besetzungsgebirge“ anzeigt und demgegenüber die Plan-Besetzung darstellt.
    • Beratung bzgl. Bereitschafts- vs. Schichtdienstmodell (neuer Tarif!)
    • neue Dienstbezeichnungen

Ableitung des Personalbedarfs und Erstellung von Modell-Dienstplänen (Dienstplan-Module)

  • Aus dem Wochenbesetzungsplan ergibt sich der Personalbedarf für Assistenz- und Fachärzte.
  • Entwicklung eines Dienstplanmodells, das die verschiedenen Qualifikationsgruppen innerhalb des ärztlichen Dienstes integriert.
    • Beratung der Dienstplaner bzgl. des Dienstplanungsprozesses (Dienstplanung im Dialog) unter Nutzung der Möglichkeiten von SP Expert

Bei der differenzierten Analyse von Besetzungsbedarfen und Dienstzeiten finden wir – gemeinsam in der Arbeitsgruppe – fast immer Möglichkeiten für eine Optimierung, was von den Ärztinnen und Ärzten i.d.R. sehr begrüßt wird.

Personalbedarfsbemessung im Pflegedienst: Neue Herausforderungen im Rahmen der geänderten Finanzierung

Ab 2020 wird ein zweckgebundenes Pflegebudget zur Finanzierung der Personalkosten nach § 6a KHEntgG etabliert. Kliniken vereinbaren hierzu Krankenhaus individuelle Pflegepersonalbudgets. Diese sollen über fall- und tagesbezogene pflegerische Bewertungsrelationen abbezahlt werden. Die Frage, wie viel Pflege wirklich gebraucht wird, ist damit aber noch nicht beantwortet.

Personal Pflege

Forderung nach einem neuen Pflegepersonalbemessungsinstrument

Die Pflegeverbände fordern die Einführung eines neuen Instruments für die Pflegepersonalbemessung. Hierfür wird allerdings ein Zeitkorridor zwischen drei und fünf Jahren veranschlagt. Bis dahin wird eine Reaktivierung der PPR diskutiert – die aber den heutigen Anforderungen nicht mehr entspricht. Moderne Ansätze zur Messung des Pflegebedarfs kombinieren ein Assessment des Patientenzustands und die pflegerischen Leistungen, während die PPR einem ausschließlich handlungsorientierten Ansatz folgt und somit wichtige pflegerische Leistungsbereiche nicht abbildet. Die Forderung der Pflegeverbände geht dahin, auf den pflegerelevanten Indikatoren des G-DGR-Systems aufzusetzen und einen multidimensionalen Ansatz zur Messung des Pflegebedarfs zu realisieren, der den Patientenzustand, Basisleistungen und spezielle Pflegeleistungen integriert. Daraus soll – abhängig vom Leistungsgeschehen – der Pflegeerlöswert abgeleitet werden.

Im Hinblick auf die Entwicklung eines zukünftigen Pflegepersonalbemessungsinstruments sind folgende Instrumente relevant:

Pflegerisches Basis-Assessment (BAss)

Der BaSS besteht aus sechs Modulen, die den generellen Pflegebedarf von Erwachsenen quantifizieren sollen. Eingeschätzt werden: Selbstständigkeit; kognitive, sensorische und/oder kommunikative Einschränkungen; Verhaltensweisen; Risiken und Präventionsbedarf; und Zustände mit erhöhtem Überwachung-/Unterstützungsbedarf. Im BaSS sind verschiedene Score zur Einschätzung des Pflegebedarfs integriert. In jedem Modul wird der Patient auf einer vierstufigen Skala eingeschätzt. Link: Weiterführende Informationen von Pro-Pflege e.V.

Multimodale interdisziplinäre Komplexbehandlung

Als Ersatz für den PKMS (Pflegekomplexmaßnahmen-Score) wird der OPS-Kode 9-21 für die multimodale interdisziplinäre Komplexbehandlung in der Akutpflege diskutiert. Es gibt allerdings auch starke Stimmen dafür, den PKMS beizubehalten. Link: Weiterführenden Informationen von Pro-Pflege.

Zeitbewertungen auf Basis der ENP

„Die Pflegeklassifikation ENP wurde entwickelt, um im Rahmen einer Pflegedokumentation die Abbildung des Pflegeprozesses in einer einheitlichen, standardisierten Sprache zu ermöglichen.“ In ENP werden Pflegeleistungen Zeitwerte zugeordnet und diese fallbezogen summiert. Link: Weiterführende Informationen bei Recom.

Zwischen-Fazit: Nach wie vor gibt es kein allgemein (gesetzlich) verbindliches Instrument für die Ermittlung des tatsächlichen Pflegepersonalbedarfs auf Basis eines wissenschaftlich fundierten Assessments des Pflegebedarfs. Der Pflegebedarf wird nach wie vor auf Basis der DRG Kalkulationen ermittelt, die nichts anderes abbilden, als die tatsächlichen Pflegekosten in den Kalkulationshäusern.

Die Ausgliederung des Pflegepersonalbudgets aus den DRG bedeutet demnach nicht zugleich eine Verbesserung der Pflegequalität, im Sinne einer besseren Passung von Pflegebedarf und Personalressourcen, da der „wirkliche“ Pflegebedarf gar nicht bekannt ist. Nach dem gegenwärtigen Stand der Pflegeforschung besteht jedoch durchaus die Möglichkeit einer validen und reliablen Bestimmung des Pflegebedarfs.

Aktuelle Möglichkeiten zur Berechnung des Personalbedarfs

Den Krankenhäusern, die ihre Pflegekräfte möglich bedarfsgerecht einsetzen wollen, bleiben bis zur Etablierung einer geeigneten Messung des Pflegebedarfs folgende Möglichkeiten:

  • Nutzung des BaSS
  • Nutzung der normativen ENP-Zeitwerte
  • Nutzung der PPR in der um PKMS erweiterten Form
  • Nutzung anderer Instrumente, wie z.B. LEP

Mit diesen Instrumenten lässt sich zumindest die relative Verteilung und Schwankung des Pflegebedarfs für die einzelnen Stationen eines Hauses darstellen. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass viele Krankenhäuser noch keine differenzierte Messung des Pflegeaufwands realisiert haben. Der Grund dafür liegt einfach darin, dass in der Vergangenheit eine Refinanzierung des ermittelten Pflegebedarfs praktisch ausgeschlossen war. Tatsächlich hat ja schon die (auf dem 25. Perzentil beruhende) Pflegepersonal-Untergrenzen-Verordnung PpUGV viele Krankenhäuser bereits vor ernsthafte Herausforderungen gestellt!

Analyse des Besetzungsbedarfs

Im Hinblick auf die Verknüpfung von Personalbedarf und Organisation der Pflege kann eine Analyse des Besetzungsbedarfs im Tagesverlauf auf der Basis der analytisch plausibilisierte Arbeitsplatzmethode hilfreich sein. Damit lassen sich passende Dienstzeiten und Besetzungsstärken definieren. In unseren Projekten erfassen wir (i.d.R. zunächst für eine Pilot-Station) den Besetzungsbedarf im Tagesverlauf und plausibilisieren die Besetzungsforderungen. Die Methode und die Ergebnisse lassen sich dann als Grundlage für die Analyse und Optimierung anderer Stationen im jeweiligen Haus nutzen. Unsere Planungssysteme berücksichtigen – neben dem direkten und indirekten (administrativen) Pflegeaufwand – die Aspekte Aus­bildung, Einarbeitung, Administration und Führung. Eine besondere Anforderung bei der Festlegung von Besetzungsstärken ist die Integration der verschiedenen Qualifikations­niveaus in der Pflege. Selbstverständlich berücksichtigen wir bei alldem auch die Pflegepersonal-Untergrenzen-Verordnung PpUGV . Die von uns entwickelten Methoden für die Personalbedarfsplanung sind bereits mit praxistauglichen Tools verknüpft, die dabei helfen, die Ergebnisse auch in eine konkrete Dienstplanung umzusetzen, die Stationsabläufe, Teilzeitmodelle und Quali­fikations­gruppen integriert.

Personalbedarfsermittlung und Steuerung des Personaleinsatzes für Intensivstationen

Für Intensivstationen gibt es verschiedene Instrumente zur Personalbedarfsermittlung auf Basis von Daten aus der Vergangenheit (z.B. INPULS). Zur situativen Steuerung des Personaleinsatzes haben wir ein sehr einfaches, Excel-basiertes System erstellt, das Stationsgröße, Fallzahlen, sowie die Pflegezeit pro Patientengruppe (3-4 Gruppen) berücksichtigt und über TISS plausibilisiert wird.

Personalbedarf in Funktionsbereichen, die nicht unter das PpSG fallen.

Unabhängig von der Frage nach der Messung des Pflegeaufwands als Grundlage für die Personalbedarfsermittlung gibt es weitere kritische Punkte, insbesondere im Hinblick auf die Ausgliederung des Pflegebudgets ist die Finanzierung der Stellen außerhalb der direkten Pflege (Funktionsbereiche) der Stabstellen der Pflegedirektion. Vgl. Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 des Krankenhausfinanzierungsgesetzes (KHG) zur Definition der auszugliedernden Pflegepersonalkosten und zur Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal (Pflegepersonalkostenabgrenzungsvereinbarung) §2 (3)

Personalbedarfsermittlung für Notaufnahmen

Für Notaufnahmen haben wir ein komplettes und erprobtes System zur Personalbedarfs­planung entwickelt, das auf Basis von Fallzahlen und den Daten aus der Erstein­schätzung funktioniert. Dieses Personalplanungs­system ist sowohl für die Pflege, wie auch für den ärztlichen Dienst einsetzbar. (mehr…)

Personalbedarfsermittlung für den OP-Bereich und für Funktionsdienste

Für OP-Bereiche, Anästhesie und Funktionsdienste (z.B. Endoskopie, Herzkatheter) führen wir strukturierte Personalbedarfsermittlungen durch. Wir erfassen hierfür Leistungsmengen, Personalbindungszeiten und Tagesabläufe, so dass wir auch organisatorische und administrative Aufgaben mit berücksichtigen können.

Unsere Angebote im Bereich Personalbedarfsermittlung

Um Ihnen ein Angebot machen zu können, dass für Ihre Situation und Ihr Anliegen optimal passend ist, führen wir zunächst ein telefonisches Vorgespräch. Dann erhalten Sie ein unverbindliches Angebot, das wir entsprechend Ihren Wünschen weiter anpassen. Im Angebot informieren wir Sie auch über den geschätzten Zeitaufwand und die entsprechenden Kosten.

Sie können uns direkt anrufen, oder zunächst das vorliegende Formular verwenden, um uns mitzuteilen, für welche Leistungen Sie sich unverbindlich interessieren.

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(für die Rückmeldung benötigt)

Wir interessieren uns unverbindlich für Ihre Beratungsangebote zu folgenden Themen:

PERSONALBEDARFSERMITTLUNG

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