Personalplanung für die Zentrale Notaufnahme

Beratung bei der Personalplanung für die Zentrale Notaufnahmen / das Integrierte Notfallzentrum

Mit unserem speziellen Personalplanungs-Tool für Zentrale Notaufnahmen und Integrierte Notfallzentren ermitteln wir für Sie den ärztlichen und pflegerischen Personalbedarf, optimieren Dienstzeiten und gestalten ausgewogene Dienstpläne.


Die Ausgangssituation heute

  • Die ZNA ist essentieller Bestandteil der Wertschöpfungskette. Eine strukturell optimal integrierte, handlungs- und leistungsfähige ZNA ist Voraussetzung für den wirtschaftlichen Betrieb von Akuthäusern.
  • In den Vergütungssystemen sind die Leistungen der ZNA nicht ausreichend abgebildet.
  • Personalbedarfsermittlung hat häufig Akzeptanzprobleme: entweder wird sie von den klinischen Leistungsträgern abgelehnt, oder vom Management als unrealistisch überhöht zurückgewiesen.
  • Fehler in der Besetzungsplanung haben weitreichende Folgen:
    • phasenweise Überbesetzungen führen zu Überplanung und unnötigen Kosten
    • phasenweise Unterbesetzungen gefährden die Qualität der Notfallversorgung und deren Nutzen für das Gesamthaus leidet
      • Ein besonders unangenehmer Effekt der Unterbesetzung ist, dass durch den Stau wartender Patienten der Zeitaufwand für die Versorgung insgesamt steigt. D.h., wenn die Notaufnahme übervoll ist, geht es nicht schneller, sondern langsamer. Aus diesem Grund ist es auch wirtschaftlich absolut vernünftig, solche Stau-Phasen möglichst zu vermeiden.
    • Mängel in der Erstversorgung und Ressourcenallokation haben wiederum teure Konsequenzen: Überlastung von Ärzten und Pflegenden führt zu Disstress und Motivationseinbrüchen

Die große Herausforderung stellt sich nun im Hinblick auf die Einrichtung integrierter Notfallzentren. Hier sind erhebliche Verschiebungen beim Besetzungsbedarf zwischen ZNAn und INZ und zwischen Ambulatorium einerseits und stationärem ZNA-Bereich andererseits zu erwarten. Hierfür haben wir ein eigenes Tool entwickelt, das vom gegenwärtigen Stand des Referentenentwurfs aus zumindest eine Abschätzung der zukünftigen Ressourcenbedarfe (Räume, Personal) ermöglicht. Mehr zur Bewältigung dieser neuen Herausforderungen finden Sie hier.

Nachfolgend stellen wir dar, wie wir bei der Personalplanung vorgehen, wenn die zu erwartenden Patientenzahlen für eine ZNA oder ein INZ bekannt sind:


Unsere Lösung

  • Differenzierte Besetzungsplanung als Grundlage für eine allseitig akzeptanzfähige Personalbedarfsermittlung
  • Alle Parameter und Ergebnisse in einem Tool transparent nachvollziehbar
  • Systematischer Ansatz vom Patientenstrom bis zum Dienstplan
Notaufnahme_Personalplanung-Tool-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung

Die nachfolgende Grafik zeigt das Prinzip für die Ermittlung des Besetzungsbedarfs und die Personalbedarfsermittlung für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren. Diese Vorgehensweise lässt sich für Ärzte (ZNA/INZ-Kernteam und Rotationsassistenten), Pflegepersonal und administratives Personal anwenden.

Ermittlung von Besetzungsbedarf, Schichtzeiten und Personalbedarf für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung
Ermittlung von Besetzungsbedarf, Schichtzeiten und Personalbedarf für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren

Die besondere Herausforderung in Notaufnahmen ist die starke Schwankung des Patientenaufkommens. Der Besetzungsbedarf kann daher nicht allein aus dem Mittelwert bestimmt werden. Außerdem ist zu beachten, dass bereits bei einer Auslastung der gegebenen Kapazitäten von 85% Warteschlangeneffekte auftreten: Es kommt zum Stau, was zu einer weiteren Verzögerung der Arbeitsabläufe führt. Daher stellen wir die Patientenströme und Besetzungsbedarfe im Tages- und Wochenverlauf von vorneherein auch für das 85. Perzentil des Arbeitsaufkommens dar:

Definition von Dienstzeiten und Besetzungsstärken: Die Grafik zeigt den schwankenden Besetzungsbedarf in einer Zentralen Notaufnahme (wird in integrierten Notfallzentren sehr ähnlich sein) mit Gegenüberstellung der auf Basis der Dienstzeiten und Besetzungsvorgaben je Dienstart erreichten Besetzungsstärke. Mueller und Mooseder Unternehmensberatung
Definition von Dienstzeiten und Besetzungsstärken: Die Grafik zeigt den schwankenden Besetzungsbedarf in einer Zentralen Notaufnahme (wird in integrierten Notfallzentren sehr ähnlich sein) mit Gegenüberstellung der auf Basis der Dienstzeiten und Besetzungsvorgaben je Dienstart erreichten Besetzungsstärke.

Die mittleren Personalbindungszeiten werden auf Basis der Ersteinschätzung (Fallschwere) definiert. Dabei können wir auf Wunsch auch differenziertere Vorgaben planen, z.B. für Chirurgie / Innere / Neurologie, sowie innerhalb / außerhalb des Regeldienstes. Bei der Personalplanung für integrierte Notfallzentren wird dieser Ansatz von Bedeutung sein, weil die ambulanten und stationären Patientenströme frühzeitig geteilt und auch von verschiedenen Teil-Teams versorgt werden.


Noch ein Wort zum Stau: Keine Zentrale Notaufnahme (und zukünftig auch kein Integriertes Notfallzentrum) kann so mit Personal und Räumen ausgestattet werden, dass die Maximalwerte des schwankenden Patientenstroms abgebildet werden. Außerdem werden Effekte wie verzögerte Abverlegung (Exit-Stau) etc. nie völlig vermeidbar sein. Daher kommt es immer wieder zu Crowding-Situationen. Hier ist zügiges und geplantes Handeln erforderlich. Daher gehört zu einer vollständigen Personalplanung für Zentrale Notaufnahmen / Integrierte Notfallzentren immer auch ein Crowding-Konzept. Unsere Beratung schließt die Entwicklung und Abstimmung des Crowding-Managements auf Wunsch mit ein.

Die konkrete Personalplanung umfasst auch die Unterstützung der Abteilungen bei der Abstellung von Rotationsassistenten/innen: Ein Rotationsplan über alle Kliniken (aus denen Rotationsassistenten kommen) schafft erst einmal den nötigen Überblick. Sie können unser einfaches Tool für einen übersichtlichen Rotationsplan gerne auch kostenfrei von uns erhalten. Schreiben Sie uns dazu bitte einfach eine kurze E-Mail. Die anderen Tools sind so komplex, dass zumindest bei deren Einführung Beratung erforderlich ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.


Außerdem benötigen die Kliniken regelhaft Unterstützung bei der Ausgestaltung der Dienstplanung über verschiedene Einsatzbereiche und Qualifikationsgruppen, was wir ebenfalls in unseren Beratungsprojekten anbieten.

Personalplanung im ärztlichen Dienst einer komplexen Abteilung mit Rotationsplanung, Dienstrhythmen und Rahmendienstplänen-Mueller und Mooseder Unternehmensberatung

Personalplanung im ärztlichen Dienst einer komplexen Abteilung mit Rotationsplanung, Dienstrhythmen und Rahmendienstplänen

Unser Angebot

  • Sie senden uns Ihre Daten
  • Wir passen das Tool die Grundstruktur der jeweiligen ZNA an (Abteilungsmix, Methode Ersteinschätzung)
  • Wir pflegen diese in unser Planungstool ein
  • Vor Ort erläutern wir Aufbau, Funktion und Dateneingabe
  • Wir zeigen Optimierungsmöglichkeiten bezüglich Gestaltung der Dienstzeiten und der Dienstpläne auf
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Ihre Ergebnisse

  • Die Dienstzeiten sind an das Patientenaufkommen bestmöglich angepasst
  • Sie erhalten Modell-Dienstpläne für alle Personalgruppen der ZNA
    • Dies beinhaltet die systematische Integration von Teilzeitkräften
    • Auf Wunsch vermitteln wir in Verbindung mit der Modell-Dienstplanung die besten Tipps und Tricks für die Dienstplaner (Mitwirkung, Urlaubsplanung, Ausfallkonzept etc.)
  • Die Personalbemessung der ZNA ist konsolidiert und akzeptiert
  • Die Personalbemessung ist zugleich realistisch und wirtschaftlich vernünftig
    • weil durch geeignete Gestaltung der Dienstzeiten eine gleichmäßigere Auslastung erreicht wird.
    • weil durch die Vermeidung von Patientenstau (aufgrund systematisch unzureichender Personalplanung) der Effekt ansteigender Personalbindungszeiten vermieden wird.
    • weil durch die Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Notfallversorgung hohe Folgekosten vermieden werden können.
  • Die Zufriedenheit im Team nimmt zu und sie haben Vorteile bei der Personalbindung und -gewinnung
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Unser Ansatz ist der kostengünstigste und effektivste Weg, um die Personalorganisation Ihrer Notaufnahme zu optimieren.


Unsere Angebote im Bereich Zentrale Notaufnahme

Um Ihnen ein Angebot machen zu können, dass für Ihre Situation und Ihr Anliegen optimal passend ist, führen wir zunächst ein telefonisches Vorgespräch. Dann erhalten Sie ein unverbindliches Angebot, das wir entsprechend Ihren Wünschen weiter anpassen. Im Angebot informieren wir Sie auch über den geschätzten Zeitaufwand und die entsprechenden Kosten.

Sie können uns direkt anrufen, oder zunächst das vorliegende Formular verwenden, um uns mitzuteilen, für welche Leistungen Sie sich unverbindlich interessieren.


Bei welchen Anliegen können wir Sie unterstützen?

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