Wir bringen jahrelange Erfahrung bei der Arbeitszeitberatung für alle Personalgruppen im Krankenhaus mit. Aber jedes Haus und jede Abteilung braucht auch ihre eigene, individuelle Lösung. Nutzen Sie das Potential unserer Erfahrungen, um für Ihren Bereich die bestmögliche Dienstplan-Gestaltung zu erreichen.

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Beratungsbeispiel: Ärztlicher Dienstplan mit Integration verschiedener Qualifikationen und Arbeitsplätze

Situation

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Beratungsansatz und Konzeption der Lösung

• Wir stimmen das Vorgehen zunächst mit dem Chefarzt ab und arbeiten dann eng mit den Vertretern des Ärzteteams zusammen, i.d.R. mit Assistentensprechern und Oberärzten.
• Grundlage für die Planung ist die Abteilungsstruktur (zu besetzende Arbeitsplätze), die Qualifikationsstruktur des Teams und der Wochenbesetzungsplan für die verschiedenen Arbeitsbereiche.
• Wir haben einfache, praktische Tools entwickelt, mit denen wir Dienstfolgen für einzelne Teilgruppen des Teams erstellen. Diese Dienstfolgen kombinieren wir in einem gemeinsamen Dienstplan.
• Für das Ausfallmanagement entwickeln wir einen dazu passenden Satz einfacher Regeln.
• In einem Modell-Dienstplan testen wir die Lösungsvarianten, inwieweit auch bei größeren Ausfällen die Besetzungssicherheit gewährleistet ist. Meist ist es sinnvoll, für extremere Ausfallsituationen einen „Plan B“ zu hinterlegen.

In manchen Fällen gibt es bei der Festlegung des Wochenbesetzungsplans noch einen Zwischenschritt: Wenn nämlich Wunsch / Bedarf und Wirklichkeit (= tatsächlicher Personalbestand) nicht zueinander passen. In diesen Situationen führen wir in Abstimmung mit dem Auftraggeber – und wieder in Zusammenarbeit mit Vertretern des Ärzteteams – eine Personalbedarfsplanung durch.

Dienstzeiten und Besetzungsstärken definieren
Dienst-Module und Rahmendienstpläne entwickeln

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Beratungsbeispiel: Entwicklung einer Dienstvereinbarung für eine effiziente und familiengerechte Dienstplangestaltung

Ausgangssituation: bei unserem Kundenservice wieder für den Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen, noch für andere wichtige Aspekte der Dienstplanung eine klare formulierte, prozessorientierte Dienstvereinbarung.

Vorgehensweise:

• Interviews mit Führungskräften, zur Erfassung der Handlungsbedarf und der Qualität der Dienstplanung.
• Etablierung einer Arbeitsgruppe mit wichtigen Stakeholdern: Pflegedirektion, Vertreter der Ärzteschaft, Personalabteilung und Personalrat.
• Darstellung von innovativen Möglichkeiten einer mitarbeiterorientierten und effizienten Dienstplangestaltung
• Aufbereitung der einzelnen Themen für den Dialog in der Arbeitsgruppe
• Aufbereitung von Dienstplan-Themen zur Vorstellung im Gremium des Personalrats

Unterstützung im Entscheidungsprozess

Ergebnis: Verabschiedung eines modernen Dienstplankonzepts, das wirtschaftliche Aspekte ebenso berücksichtigt, wie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und das Privatleben der Mitarbeitenden.

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Beratungsbeispiel: Entwicklung eines Personalkonzepts für eine neue geplante zentrale Notaufnahme

Ausgangssituation: Bau einer neuen Notaufnahme, in der erstmals internistische und chirurgische Disziplinen in der Notfallversorgung zusammengeführt werden.

Vorgehensweise:

• Projekteinstieg und Abstimmung der Ziele und Vorgehensweise mit allen Stakeholdern
• Erfassung und Darstellung der Patientenströme (Mittelwert, 85. Perzentil), differenziert nach ambulant/stationär und Fachabteilungen
• Etablierung ESI-basierter Personalbindungszeiten
• Darstellung von qualifikationsbezogenen Besetzungsbedarfen im Tages- und Wochenverlauf
• Ableitung von Dienstzeiten und Besetzungsstärken im Dialog mit den Stakeholder
• Ausweisung des Personalbedarfs für alle Dienstgruppen
• Darstellung von Modell-Dienstplänen, auch in Verzahnung mit den Diensten von Fachabteilungen, die Bereitschaftsdienste in der Notaufnahme übernehmen

Ergebnis:

Das Dienstplankonzept war in enger Zusammenarbeit mit dem Pflegedienst und mit den beteiligten Ärzten entwickelt worden.

Zunächst konnte das Konzept für den ärztlichen Bereich nicht sofort umgesetzt werden, da einige Stellen vakant waren. Hierfür wurde eine Übergangslösung etabliert. Die Assistenten Sprecher, die an der Entwicklung des Konzepts intensiv mitgewirkt hatten, bemühten sich im folgenden neue Kolleginnen und Kollegen so einzuarbeiten, dass das angestrebte Dienstplankonzept funktioniert würde. Im Verlauf einiger Monate ist dies tatsächlich gelungen und hat im Ärzteteam zu einer erheblichen Zunahme der Zufriedenheit geführt.

Personalplanung für die Zentrale Notaufnahme

Ergebnisse und Umsetzungsbegleitung

Das Ergebnis ist in aller Regel eine Erleichterung bei allen Beteiligten. Meist gelingt es sehr gut, die verschiedenen Bedarfe „unter einen Hut“ zu bringen.

Wir geben den Dienstplanern einfache Tools an die Hand, damit sie bei Änderungen selbst nachjustieren können. Außerdem bleiben wir für einige Zeit nach dem Projekt Ansprechpartner für die Dienstplaner, was sehr gerne genutzt wird und für Nachhaltigkeit bei der Umsetzung sorgt.

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Software-Auswahl für Dienstplan-Programme

Wir bieten Ihnen Anbieter-unabhängige Beratung bei der Auswahl eines geeigneten Zeitwirtschafts- und Dienstplan-Systems und Unterstützung beim Customizing-Prozess.

Die tatsächliche Nutzung von Dienstplan-Programmen hinkt den Möglichkeiten einer echten Planung und Steuerung meist weit hinterher. Moderne Dienstplanung und das gesamte Workforce Management brauchen eine optimale IT-Unterstützung. Vor der Implementierung sollten aber wichtige Fragen geklärt werden: Welche Funktionalitäten benötigen Sie und wie sollten diese abgebildet sein? Wie können Sie Dienstplan-Programme nicht nur zur Abbildung, sondern auch zu einer echten Planung und Steuerung von Arbeitszeit nutzen?

Dienstplanung ist nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses „Workforce Management“.

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Wir beraten Sie bei der Optimierung sämtlicher Prozesse zur Planung und Administration des Personaleinsatzes mit dem Ziel höchstmöglicher Effizienz, Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit.

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Beratungsbeispiel: Auswahl einer Software für die Dienstplanung in einem Krankenhauskonzern

Ausgangssituation: Das bisherige Dienstplanprogramm war in die Jahre gekommen und wurde im ärztlichen Dienst nur sporadisch genutzt.

Fragestellungen: Welche konkreten und messbaren Vorteile bringt die Einführung eines moderneren Dienstplansystems? Welcher Anbieter ist am besten geeignet?

In dieser Situation macht es wenig Sinn, die Anbieter entsprechender Software zu fragen, welches Programm am geeignetsten ist. Daher entschied sich der Konzern für eine anbieterunabhängige Beratung.

Analyse: Wo gibt es konkrete Stärken und Schwächen in der Dienstplanung und der Zeitwirtschaft? Welche Möglichkeiten und Chancen können bislang nicht genutzt werden, weil technische Möglichkeiten, die in neuen Dienstplanprogrammen verfügbar sind, noch fehlen?

Konzeption: Entwicklung eines maßgeschneiderten Anforderungskatalogs, in dem auch nach solchen Aspekten gefragt wird, „die man nicht ohne weiteres kommt“, die aber für die Akzeptanz der Nutzer von entscheidender Bedeutung sind.

• Usability von Employee Self Service und Management Self Service
• Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen
• Optionen für das Ausfallmanagement, Unterstützung von Teamverbänden und Pool-Lösungen
• Berechnung von Urlaub in der Zeitwirtschaft
• Abbildung von Rufdiensten einschließlich der zeitwirtschaftlichen Bewertung
• Optionen zur Auszahlung von Diensten
• Abbildung von Servicezeitregelungen, zum Beispiel für die Verwaltung
• Erstellung von Einsatz- und Funktionsplänen, speziell für den ärztlichen Dienst (Ärzte sind häufig gewohnt, mit Wochenplänen zu arbeiten, die auf den Einsatz der einzelnen Ärzte in den verschiedenen Bereichen abstellen. Diese müssen mit der Monats Dienstplanung integriert werden können)
• Abbildung von Workflows zum Beispiel bei der Genehmigung von Dienstplänen inklusive Mitbestimmung
• u.v.a.m.

Auswahlverfahren: auf Basis des Anforderungskatalogs entwickelten wir ein Rating-Tool und begleiteten wir das Auswahlverfahren mit verschiedenen Dienstplan-Software-Anbietern.

Ergebnis: klare und konsensfähige Entscheidung für einen Anbieter.

Software-Auswahl für Dienstplan-Programme

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Dienstplanung im Krankenhaus: Fordern Sie hier Ihr individuelles, unverbindliches Beratungsangebot an

Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung bei der Entwicklung von Dienstplänen und Schichtsystemen. Nicht nur im Krankenhaus, auch in der Industrie beschäftigen wir uns als Arbeitszeitberater schon seit vielen Jahren mit flexiblen Schichtmodellen. Erfahrungen, die auch für die Entwicklung von Schichtsystemen im Krankenhaus nutzbar sind.

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Um Ihnen ein Angebot machen zu können, dass für Ihre Situation und Ihr Anliegen optimal passend ist, führen wir zunächst ein telefonisches Vorgespräch. Dann erhalten Sie ein unverbindliches Angebot, das wir entsprechend Ihren Wünschen weiter anpassen. Im Angebot informieren wir Sie auch über den geschätzten Zeitaufwand und die entsprechenden Kosten.

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