Dienstplan-Seminare

Seminare in Pandemie-Zeiten? Ja! Nutzen Sie unser Angebot für Online-Seminare.

Professionelle Dienstplanung braucht Know-how, Methoden und Führung

Mit unseren Dienstplan-Seminaren werden Ihre Dienstplaner*innen fit für die Herausforderungen der Dienstplanung im Krankenhaus – in allen Berufsgruppen.

Unser spezifisches Angebot für Krankenhäuser geht auf alle Besonderheiten ein:

  • Zusammenarbeit der Berufsgruppen, Qualifikationen
  • Teilzeit, Wünsche und Verfügbarkeitseinschränkungen
  • Zusammenhänge mit der klinischen Betriebsorganisation
  • Dynamische Dienstplanung: Flexible Steuerung entsprechend dem aktuellen Besetzungsbedarf
  • Ausfallmanagement mit Mitarbeiter-Pools und/oder Stationsverbänden
  • Umgang mit Engpasssituationen / Personalengpässen
  • Modelle für Schichtdienst, Bereitschafts- und Rufdienste etc.
  • Dienstplanung und (laterale) Führung von Mitarbeitenden

Sie können dieses Seminar bei unserem Kooperationspartner RKU-Akademie Ulm buchen. Weitere Informationen und Buchung: HIER

Dienstplan-Seminare als Inhouse-Veranstaltung

Wir bieten alle Dienstplan-Seminare auch als Inhouse-Veranstaltungen an. Bei Buchung eines Inhouse-Seminars zur Schicht- oder Dienstplanung erhalten Sie praktische Tools kostenfrei dazu – samt Einführung in die Anwendung. Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular, damit wir Ihnen gezielt alle Informationen und Konditionen zu dem von Ihnen gewünschten Inhouse-Seminar zusenden können.


Online-Seminare / Webinare für Dienstplanung

Sie können unsere Seminare auch als Online-Seminare bzw. Webinare für die Dienstplaner*innen Ihrer Klinik buchen. Das Webinar-Format hat den Vorteil, dass Sie auch einzelne Module zu verschiedenen Themen buchen können. Auch kleinere Gruppen mit homogener Zusammensetzung (z.B. die Dienstplanverantwortlichen aller chirurgischen Abteilungen) können gemeinsam an einem Dienstplan-Webinar teilnehmen, das so den Charakter eines Workshop bekommt, bei dem konkrete Fragestellungen besprochen und Lösungswege entwickelt werden können.

Dienstplan-Webinar Modul 1: Handlungsbedarf, ungenutzte Potentiale und Ziele

Was ist ein gutes Arbeitszeit-System?

  • Bedarfsgerecht – für wen? Was heißt Gesundheits- und Sozialverträglichkeit (Arbeitszeit-Attraktivität)?
  • Wie gut ist die Korrelation von Besetzungsbedarf und geleisteter Arbeitszeit (Arbeitszeit-Effizienz)?

Wie effizient ist unser Arbeitszeit-System heute?

  • Wo sind Ihre Wirtschaftlichkeits-Reserven?

Wie attraktiv ist unsere Arbeitszeitkultur?

  • Arbeitszeit-Relevanz für Mitarbeitergewinnung und -bindung

Welche Ziele wollen Sie erreichen?

  • Entdecken Sie ungenutzte Möglichkeiten zur Erhöhung von Effizienz und Attraktivität

Dienstplan-Webinar Modul 2: Wochenbesetzungsplan mit Soll-Besetzungsstärken und Dienstmodellen

Besetzungsbedarfe ermitteln

  • Anwendung der analytisch plausibilisierten Arbeitszeitmethode

Dienstzeiten festlegen (incl. Definition Bereitschaftsdienste)

Wochenbesetzungspläne mit Soll-Besetzungsstärken

  • Mit Tool zum Abgleich von Besetzungsbedarf und Besetzungsplan

Personalbedarf ableiten

  • Mit Tool zur Ermittlung des Personalbedarfs aus dem Wochenbesetzungsplan

Bereitschaftsdienst- und Schichtmodelle


Dienstplan-Webinar Modul 3: Vom Ausfallmanagement zur dynamischen Dienstplanung

Flexi-Regeln: Was kennzeichnet Ihre derzeitige Arbeitszeitkultur? Was sind sinnvolle Flexi-Regeln?

Systematisches Ausfallmanagement

  • FlexPool und Stationsverbände
  • Sonderfall Vakanzen, freiwillige Zusatzdienste

Vom Ausfallmanagement zur dynamischen Dienstplanung unter Berücksichtigung der aktuellen Auslastung

  • Koordination und Steuerung der dynamischen Dienstplanung

Dienstplan-Webinar Modul 4: Dienstplanung im Dialog – eine flexible Arbeits(zeit)kultur, die allen nützt

Arbeitszeitmanagement und Führung

Jenseits des Wunschbuchs: Umgang mit Wünschen und Verfügbarkeitseinschränkungen

  • Teilzeitmodelle nach dem win-win-Prinzip gestalten

Dienstplanung im Dialog mit aktiver Mitwirkung der Mitarbeitenden

  • Nutzung von Dienstplan-Software einschließlich Employee Self Service

Tipps und Tricks zur internen Projektentwicklung und zum Change Management

Im Zuge der Covid-19-Pandemie gehen wir auch auf die in diesem Zusammenhang entstehenden, spezifischen Probleme ein:

  • Bedarf: Was brauchen Sie aktuell im Hinblick auf die Personalsteuerung in der Covid-19-Pandemie.
  • Anwendung: Grob-Analyse des Besetzungsbedarf für Intensivstationen und Notaufnahmen in der Pandemie-Phase.
  • Anwendung: Flexi-Instrumente und Ausfallmanagement in verschiedenen Phasen der Pandemie
  • Mitarbeiter*innen-Schutz: Wie kann in der Pandemie-Situation auf individuelle Zeitbedürfnisse eingegangen werden?

Unsere offenen Webinar-Termine 2020

Modul 1    Fr 4. Dez
Modul 2    Di 8. Dez
Modul 3    Mo 14. Dez
Modul 4    Fr 18. Dez


Die Webinar finden jeweils Vormittags von 9.30 bis 12.30 Uhr statt.

Bitte prüfen Sie im Vorfeld, ob Sie innerhalb des Krankenhauses an Videokonferenzen via ZOOM teilnehmen können. Alternativ bietet sich die Teilnahme mit einem privaten Laptop an.

Die Kosten für die Teilnahme an unserem Seminar liegen pro Teilnehmendem und pro Modul bei 70,- Euro incl. MwSt.

Alle 4 Module zusammen kosten 250,- Euro pro Teilnehmer*in (incl. MwSt.).
Im Anschluss an jedes Modul erhalten Sie die Teilnehmer*innen-Unterlagen im pdf-Format.

Sie erhalten von uns eine Rechnung für die von Ihnen gebuchten Module, wenn diese stattgefunden haben.

Eine eventuelle Absage der Teilnahme ist bis 2 Werktage vor dem Modul kostenfrei (Bsp.: Montag für Mittwoch).

Bitte geben Sie Ihre Wunschthemen rund um die Dienstplanung in unserem Kontaktformular an. Wir erstellen Ihnen gerne ein entsprechendes Webinar-Angebot. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch für eine unverbindliche telefonische Beratung zur Verfügung, um Themen und Seminar-Format gemeinsam mit Ihnen abzustimmen.


Dienstplan-Seminare für Krankenhäuser: Die Inhalte

Grundlagen moderner Dienstplangestaltung

Teil 1: Dienstplan-Grundlagen
  • Basis für jedes Ausfallmanagement ist eine gute Dienstplanung (siehe oben)
  • Vermeidung relativer Überbesetzungen: Ausfallmanagement beginnt bei der Vermeidung unnötiger Arbeitsstunden.
    • Eine Möglichkeit dazu ist die Definition variabler Schichten im Dienstplan, bei denen mit einer vereinbarten Ankündigungsfrist zum Beispiel die Arbeitszeitlage geändert werden kann.
  • Definition von Dienstzeiten und Soll-Besetzungen, die mit dem gegebenen Personalbestand realisierbar sind – einschließlich der Beratung zu notwendigen organisatorischen Maßnahmen
  • Förderung verantwortlicher Entscheidungen: nicht jeder Personalausfall muss ersetzt werden!
    • Der reflexartige Griff zum Telefonhörer ist nicht immer erforderlich. Ob einem Personalauswahlersatz gesucht werden muss, hängt von der aktuellen Belegungssituation und anderen Gegebenheiten ab. Es ist wichtig, das Team zu ermutigen und zu ermächtigen, verantwortlich Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu finden, die zur Situation passen.
    • Stehen geeignete Flexi-Regelungen zur Verfügung, können Ausfallsituationen zum Beispiel durch die Verlängerung und/oder das Vorziehen von Diensten oftmals überbrückt werden.
  • Etablierung und Steuerung von Mitarbeiterpools und Teamverbänden einschließlich der Regeln für Vertretungsdienste.
    • Teamverbände sind eine wichtige Voraussetzung für gutes Ausfallmanagement, da kleine Teams schon aus statistischen Gründen immer wieder in Engpasssituationen landen würden. Dabei ist es jedoch ganz entscheidend, die sozialpsychologischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen: Jede*r behält sein Heimatteam, Standards werden angeglichen, Teams verhalten sich gastfreundlich, Rotationen bereiten auf Einsätze im „fremden“ Team vor usw.
    • Vertretungsdienste können bereits im Dienstplan gekennzeichnet werden.
    • Eine Alternative ist die Schaffung von Mitarbeiterpools.
  • Unterstützung bei der Definition von Servicelevels – auch für besondere Engpasssituationen
    • Servicelevels sind unter anderem der Zusammenarbeit der Berufsgruppen von großer Bedeutung.
  • Kommunikation vakanter Dienste im Team auf Grundlage einer Kultur der Mitverantwortung und Mitgestaltung
    • Dabei gezielte Nutzung der technischen Möglichkeiten moderner Dienstplan-Programme für Kommunikation und Ausfallmanagement
  • Ausgleichsmöglichkeiten und Kompensation für unvermeidliches Einspringen.
    • Ohne eine funktionierende Saldensteuerung sind Mitarbeiter*innen langfristig nicht bereit, flexibel zu arbeiten und Plusstunden aufzubauen. Das dauerhafte Anhäufen von Plusstunden ist ein Zeichen dafür, dass entweder die Arbeitszeitorganisation oder der Personalbestand nicht zum Bedarf passt.
Teil 2: Dienstplan-Gestaltung im Dialog

  • Urlaubsplanung
  • Gestaltung von Dienstplänen

  • Arbeitswissenschaftliche Empfehlungen
  • Dienstplan-Rhythmen; ggf. Basis-Schichtmodell auswählen
  • soziale Kriterien 
  • gesundheitliche Kriterien
  • Integration von Teilzeitgruppen 
  • Umgang mit Dienstplanwünschen und Verfügbarkeitseinschränkungen
    • Lebensphasengerechte Dienstplangestaltung im Team (Fairness!)
    • Entwicklung einer Verfügbarkeitsmatrix (Tool)
    • Wunsch-Dialog und Einbindung der Mitarbeitenden
      • Mit und ohne Rahmenplanung
      • Nutzung von ESS (Employer Self Service)

  • Führungprozess: Dienstplanung im Dialog
  • Ausfallmanagement

  • systematische Abwesenheitsplanung, Zeitfenstersysteme
  • Quali-Matrix, Springer; Leistungsanpassung (?)
  • Erfolgsfaktoren
  • Entwicklung von Flexi-Regelungen 

  • betriebliche Flexi-Bedarfe (Kurzfristigen Personalausfall ersetzen, Reaktion auf veränderten Arbeitsanfall)
  • Flexi-Bedarfe der Mitarbeiter
  • Flexi-Regeln: Regeln in Betriebsvereinbarungen und Flexi-Spielregeln im Team; Mitverantwortung und Mitgestaltung der Mitarbeiter
  • Umgang mit Arbeitszeitkonten

  • Wie kann man den Aufbau von Überstundenbergen vermeiden und wie funktioniert eine wirksame Saldensteuerung der Arbeitszeitkonten?
  • Einsatz von Langzeitkonten

Was für Sie besonders relevant ist, entscheiden Sie – wir passen das Seminar nach Ihren Wünschen an.

Besuchen Sie unsere Seite mit den aktuellen Seminaren zum Thema „Dienstplanung„. Sie erhalten dort sowohl alle wichtigen Informationen als auch aktuelle Termine zu offenen Seminaren und können direkt das Seminar anfragen. Selbstverständlich auch als Inhouse-Seminar, zugeschnitten auf die Bedarfe Ihrer Mitarbeitenden.


Spezial-Seminar zum Ausfallmanagement und Umgang mit Personalengpässen

Ablauf und Inhalte des Seminars „Management von Personalengpässen“
  • Basis für jedes Ausfallmanagement ist eine gute Dienstplanung (siehe oben)
  • Vermeidung relativer Überbesetzungen: Ausfallmanagement beginnt bei der Vermeidung unnötiger Arbeitsstunden.
    • Eine Möglichkeit dazu ist die Definition variabler Schichten im Dienstplan, bei denen mit einer vereinbarten Ankündigungsfrist zum Beispiel die Arbeitszeitlage geändert werden kann.
  • Definition von Dienstzeiten und Soll-Besetzungen, die mit dem gegebenen Personalbestand realisierbar sind – einschließlich der Beratung zu notwendigen organisatorischen Maßnahmen
  • Förderung verantwortlicher Entscheidungen: nicht jeder Personalausfall muss ersetzt werden!
    • Der reflexartige Griff zum Telefonhörer ist nicht immer erforderlich. Ob einem Personalauswahlersatz gesucht werden muss, hängt von der aktuellen Belegungssituation und anderen Gegebenheiten ab. Es ist wichtig, das Team zu ermutigen und zu ermächtigen, verantwortlich Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu finden, die zur Situation passen.
    • Stehen geeignete Flexi-Regelungen zur Verfügung, können Ausfallsituationen zum Beispiel durch die Verlängerung und/oder das Vorziehen von Diensten oftmals überbrückt werden.
  • Etablierung und Steuerung von Mitarbeiterpools und Teamverbänden einschließlich der Regeln für Vertretungsdienste.
    • Teamverbände sind eine wichtige Voraussetzung für gutes Ausfallmanagement, da kleine Teams schon aus statistischen Gründen immer wieder in Engpasssituationen landen würden. Dabei ist es jedoch ganz entscheidend, die sozialpsychologischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen: Jede*r behält sein Heimatteam, Standards werden angeglichen, Teams verhalten sich gastfreundlich, Rotationen bereiten auf Einsätze im „fremden“ Team vor usw.
    • Vertretungsdienste können bereits im Dienstplan gekennzeichnet werden.
    • Eine Alternative ist die Schaffung von Mitarbeiterpools.
  • Unterstützung bei der Definition von Servicelevels – auch für besondere Engpasssituationen
    • Servicelevels sind unter anderem der Zusammenarbeit der Berufsgruppen von großer Bedeutung.
  • Kommunikation vakanter Dienste im Team auf Grundlage einer Kultur der Mitverantwortung und Mitgestaltung
    • Dabei gezielte Nutzung der technischen Möglichkeiten moderner Dienstplan-Programme für Kommunikation und Ausfallmanagement
  • Ausgleichsmöglichkeiten und Kompensation für unvermeidliches Einspringen.
    • Ohne eine funktionierende Saldensteuerung sind Mitarbeiter*innen langfristig nicht bereit, flexibel zu arbeiten und Plusstunden aufzubauen. Das dauerhafte Anhäufen von Plusstunden ist ein Zeichen dafür, dass entweder die Arbeitszeitorganisation oder der Personalbestand nicht zum Bedarf passt.

Besuchen Sie unsere Seite mit den aktuellen Seminaren zum Thema „Umgang mit Personalengpässen“. Sie erhalten dort sowohl alle wichtigen Informationen als auch aktuelle Termine zu offenen Seminaren und können direkt das Seminar anfragen. Selbstverständlich auch als Inhouse-Seminar, zugeschnitten auf die Bedarfe Ihrer Mitarbeitenden.


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