Personalbedarfsplanung im Krankenhaus
Was nützt externe Beratung bei der Personalbedarfsplanung im Krankenhaus?
Angesichts einer in vielen Kliniken angespannten Finanzlage sind Personalbudgets nach wie vor Verhandlungssache. Doch zugleich wird die Beschaffung und Bindung von qualifiziertem Personal mehr und mehr zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Solange nicht klar ist, wie viel Personal man „wirklich“ braucht und was dessen Vorhaltung auf der Erlösseite bedeutet, kann die Diskussionsspirale nicht gelöst werden. Klar ist: Qualifizierte Ärztinnen, Ärzte und Pflegekräfte suchen sich Arbeitsstellen mit einer stabilen Personalsituation. Dort, wo diese nicht gegeben ist, fällt die Personalbeschaffung und -bindung schwer. Um diesem Kreislauf eine positive Wendung zu geben, ist es oftmals zielführend, zunächst die eine Frage zu beantworten: Wie viel Personal brauchen wir wirklich und welche Qualifikationen werden in welchem Umfang benötigt? Wir geben auf diese Fragen zuverlässige Antworten!
Wir ermitteln den Personalbedarf für alle Berufsgruppen und Bereiche im Krankenhaus. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Personaleinsatzplanung.
Die Ermittlung des Personalbedarfs zählt zu den umstrittensten Themen im Krankenhaus. Knappe Budgets stehen im Konflikt mit dem Wunsch nach hoher Qualität, einer Begrenzung von Belastungen und einer guten Weiterbildung.
Die Einsparung von Personalkosten ist daher nicht 1:1 gleichzusetzen mit Wirtschaftlichkeit! Eine zu knappe Personalvorhaltung kann erhebliche wirtschaftliche Folgekosten nach sich ziehen: Direkte Folgekosten durch verlängerte Liegezeiten, indirekte Folgekosten durch erhöhte Fehlzeiten und Fluktuation und Probleme bei der Personalgewinnung auf einem ohnehin sehr angespannten Personalmarkt. Umgekehrt gilt: Kein Krankenhaus kann es sich heute leisten, mehr Personal einzusetzen, als bei bestmöglicher Organisation erforderlich ist.
Wir haben uns durch den Dschungel der Personalbedarfsermittlung in allen Berufsgruppen und Dienstarten des Krankenhauses gearbeitet und dabei jahrelange Erfahrung gesammelt.
Wir richten uns nicht nur nach Leistungszahlen, sondern berücksichtigen
- rechtliche und tarifliche Vorgaben,
- spezielle Regelungen für einzelne Bereiche (SU, CPU, ZNA, usw.),
- den Prozess der Dienstplanung,
- berufstypische Workflows und die
- klinische Betriebsorganisation.
Unsere Angebot zur Personalbedarfsermittlung im Krankenhaus
Personalbedarfsermittlung für den Ärztlichen Dienst
Realistische Planung des Personalbedarfs für alle ärztlichen Qualifikationsgruppen
Personalbedarfsermittlung für den Pflegedienst
Vom Umgang mit der PPR 2.0-Lücke bis zum Qualifikationsmix
Ein einfaches und kostenfreies Tool zur Berechnung des Personalbedarfs
Ein kleiner Rechner für die schnelle Ermittlung des Personalbedarfs bei bekanntem Besetzungsplan
Personalbedarf Ärztlicher Dienst
Ermittlung des Personalbedarfs für Ärztinnen und Ärzte
Was nützt Ihnen eine Personalbedarfsermittlung für den ärztlichen Dienst?
Nach wie vor ist die Personalbedarfsberechnung für Ärzte Gegenstand intensiver Diskussionen – in jedem Krankenhaus und in jeder Abteilung.
So wichtig die erlösorientierte (DRG-basierte) Personalbedarfsermittlung ist – für die konkrete klinische Personalbedarfsplanung ist sie nicht ausreichend.
Auch die Vorgaben im Zuge der Bildung von Leistungsgruppen gemäß KHVVG sind nicht ausreichend, da zwar eine Mindestverfügbarkeit an Fachärzten/innen definiert wird, jedoch ohne Bezug zu den Leistungsmengen der jeweiligen Abteilung (die die Mindestmengen ja mehr oder weniger überschreiten können). Ebenso fehlen derzeit noch Vorgaben zur erforderlichen Anzahl an Ärzten und Ärztinnen in Weiterbildung (geplant sind auch hier Mindestvorgaben bzgl. der Anzahl an Weiterbildungsstellen pro Leistungsgruppe). Da das das KHVVG erhebliche Veränderungen bezüglich der Leistungsarten und -mengen von Krankenhäusern und Fachabteilungen mit sich bringen wird, bedarf es auch einer entsprechenden zeitgerechten Anpassung des Personalbestands.
Der Umbau von Versorgungsstrukturen, der durch das KHVVG angestoßen wird, braucht eine systematische ärztliche Personalplanung über alle Qualifikationsniveaus hinweg.
Wir bieten eine realistische Personalplanung als
- Voraussetzung für eine gute medizinische Qualität
- optimale wirtschaftliche Performance
- Personalgewinnung und -bindung
Wir haben spezifisch für die Leistungen und Abläufe im ärztlichen Dienst Tools entwickelt, die eine arbeitsplatzbezogene, analytisch plausibilisierte Ermittlung des Besetzungs- und Personalbedarfs ermöglichen. Hinter diesen Tools stehen 20 Jahre Erfahrung bei der Personalbedarfsermittlung und Dienstplanung für Ärztinnen und Ärzte. Mit speziellen Instrumenten können wir nahezu jeden ärztlichen Einsatzbereich abbilden:
- Allgemeinstationen, Intermediate-Care Stationen (unter
- Berücksichtigung von Zertifizierungs-Vorgaben für Stroke Unit, Chest Pain Unit etc.) und Intensivstationen
- Notaufnahme und Ambulanzen
- OP-Bereich und Anästhesie
- Module für internistische Fachabteilungn (Gastroenterologie, Kardiologie) und für die Chirurgie (Unfallchirurgie, Allgemeinchirurgie)
- Funktionsbereiche und Sprechstunden
Unser Ansatz umfasst alle Leistungsbereiche ärztlicher Abteilungen und erlaubt eine realistische Personalplanung, die im klinischen Alltag funktioniert. Dabei berücksichtigen wir die Komplexität moderner Abteilungen und die Notwendigkeit von Kooperationen, z.B. bei der Besetzung der Bereitschaftsdienste, der Intensivstation, der ZNA etc. Um hohe Akzeptanz zu erreichen und die Personalgewinnung und -bindung zu fördern, ist es unerlässlich, auch Einarbeitungszeiten und Zeitbedarfe für die Weiterbildung gezielt zu berücksichtigen.
Im Folgenden finden Sie noch detailliertere Informationen zu unserer Methodik und Vorgehensweise:
Wochenbesetzungsplan
Das folgende Praxisbeispiel zeigt links ein „Besetzungsgebirge“ (gelbe Fläche) und als blaue Säulen die mit den definierten Dienstzeiten erreichte Besetzungsstärke. Rechts sind Dienste und Besetzungsstärken abgebildet. Für Bereitschaftsdienste gibt es ergänzende Tabellen, die hier nicht abgebildet sind.
Um hohe Akzeptanz zu erreichen, arbeiten wir bei der Planung eng mit Vertretern des Ärzteteams und der Personalabteilung zusammen.
Durch Transparenz und Klarheit erreichen wir eine ungewöhnlich hohe Akzeptanz bei Geschäftsführung, Personalabteilung – und bei den Ärzten aller Hierarchieebenen. Dazu trägt auch eine angemessene Berücksichtigung von Einarbeitungszeiten und Weiterbildungszeiten in der Abteilung bei.
Die Erfahrung zeigt, dass die Ergebnisse dabei stets in einem wirtschaftlich tragfähigen Rahmen bleiben. Letztlich ist eine angemessene Personalbedarfsplanung auch ökonomisch am effektivsten: Die Personalbindung wird erhöht, Rekrutierung erleichtert, es kommt zu weniger Fehlern und die Leistungsmotivation ist positiv, was sich auf die Performance (Erlöse) der gesamten Abteilung günstig auswirkt.
Durch den Einsatz etablierter Tools bleibt die Personalbedarfsermittlung zeitlich und finanziell in einem überschaubaren Rahmen.
Die Berechnungen werden in nachvollziehbarer und anpassungsfähiger Form zur Verfügung gestellt, so dass z. B. bei Änderung von Leistungsarten und -mengen jederzeit Anpassungen vorgenommen werden können.
Die Analyse des Besetzungsbedarfs unter Berücksichtigung von Optimierungsmöglichkeiten
… ist die entscheidende Frage bei der Personalplanung / Personalbemessung im Ärztlichen Dienst. Minderbesetzungen sind in ebenso wenig „ökonomisch“, wie überzogene Besetzungsstärken. Hier erfahren Sie, wie wir die passende Besetzungstärke ermitteln:
- Im Dialog mit Ärztinnen und Ärzten vor Ort (in der Regel Assistentensprecher/innen + Personal-Oberarzt/ärztin):
- Erfassung des IST-Wochenbesetzungsplans (ggf. Unterscheidung: gewünscht-gedachtes vs. tatsächliches IST)
- Vollständige Besetzungsplanung (Tag/Woche) mit der analytisch plausibilisierten Arbeitszeitmethode (dabei Anwendung von Modulen für Stationen, Funktionsbereiche, OP…).
Berücksichtigung von Weiterbildung und Einarbeitung, sowie Aufwänden für Administration, Management und Führung der Abteilung - Integration von Optimierungskonzepten (Ungereimtheiten und Optimierungsmöglichkeiten fallen mit unserer Methode systematisch auf)
- Ableitung eines Wochenbesetzungsplans mit geeigneten Dienstzeiten und Besetzungsstärken (betrieblich optimiert und sozial verträglich). Hierzu verwenden wir ein grafisches Tool, das den ermittelten Besetzungsbedarf im Tages- und Wochenverlauf als „Besetzungsgebirge“ anzeigt und demgegenüber die Plan-Besetzung darstellt.
Ableitung des Personalbedarfs und Erstellung von Modell-Dienstplänen (Dienstplan-Module)
Aus dem Wochenbesetzungsplan ergibt sich der Personalbedarf für Assistenz- und Fachärzte.
Entwicklung eines Dienstplanmodells, das die verschiedenen Qualifikationsgruppen innerhalb des ärztlichen Dienstes integriert.
Beratung der Dienstplaner bzgl. des Dienstplanungsprozesses
Bei der differenzierten Analyse von Besetzungsbedarfen und Dienstzeiten finden wir – gemeinsam in der Arbeitsgruppe – fast immer Möglichkeiten für eine Optimierung, was von den Ärztinnen und Ärzten i.d.R. sehr begrüßt wird.
Systemische Personalbemessung
Personalplanung ist mehr als die reine Berechnung des Personalbedarfs. In unseren Projekten zur Personalplanung berücksichtigen wir auch strategische Ziele und betriebsorganisatorische Wechselwirkungen.
Wir folgen dem Motto: So einfach wie möglich – so komplex wie nötig. Oft ist es ausreichend, die klassische Personalbemessung durchzuführen. Aus der arbeitsplatzbezogenen Analyse des Besetzungsbedarfs ergibt sich ein „Besetzungsgebirge“, anhand dessen ein Wochenbesetzungsplan erstellt wird, aus dem sich der Personalbedarf errechnet. Aber Excel trifft keine Entscheidungen. Oft ist die Sache komplizierter. Um die bestmögliche Entscheidung zu treffen, muss man das System verstehen.
Wenn eine kritische Ressource, wie z.B. die Anästhesie, sehr knapp besetzt ist, kommt es zu Warteschlangeneffekten im OP. Diese haben längere Wechselzeiten zur Folge – mit Auswirkungen auf den Besetzungsbedarf, die nur durch Überstunden eingefangen werden können. Es ist also auch aus wirtschaftlicher Sicht nicht zielführend, Personal überall so knapp wie irgend möglich zu bemessen, wenn durch systemischen Effekte Erlöse verringert und Kosten sekundär gesteigert werden.
Es reicht also nicht, nur Leistungsdaten mit Personalbindungszeiten zu multiplizieren. Personalbedarfsbemessung ist ein Entscheidungsprozess, der sehr viel Erfahrung und systemisches Denken braucht.
Personalbedarf Pflegedienst
Ermittlung des Personalbedarfs im Pflegedienst
Was nützt externe Beratung bei der Personalbedarfsplanung für den Pflegedienst?
Aufgrund des DRG-Systems galt jahrelang die Regel: Personal einsparen, soweit es möglich ist. Das Ergebnis kennen wir: der Pflegeberuf wurde so unattraktiv, dass es heute kaum noch möglich ist, qualifiziertes Personal in ausreichender Menge zu finden. Nun wird die PPR 2.0 eingeführt – und es ist noch nicht klar, woher das Personal kommen soll. Wozu also eine Berechnung des Personalbedarfs mit externer Beratung?
1. Die Einführung der PPR 2.0 ist ein Change Projekt
2. Auf Dauer wird der refinanzierte Personalbedarf sehr wahrscheinlich wieder geprüft werden. Die Voraussetzungen für eine reliable Bedarfserfassung müssen schon heute geschaffen werden.
3. Pflegepersonal geht dahin, wo die Arbeitsbedingungen gut sind – was nur bei einer stabilen Personalausstattung der Fall ist
4. Da es nicht möglich sein wird, den Bedarf (Demografie…) ausreichend schnell mit 3jährig ausgebildeten Pflegekräften zu decken, wird dem Qualifikationsmix eine wesentlich größere Bedeutung als bisher zukommen.
5. Da die PPR-Erfassung offenkundig macht, auf welchen Stationen tagesgenau die größte (+/-) Personaldifferenz besteht (bzw. bestand), liegt es nahe, die PPR Daten für eine gezielte Personalsteuerung einzusetzen. Dafür lassen sich die Instrumente des Ausfallmanagements (vgl. Dienstplanung) nutzen und ausgestalten.
Wir beraten Sie bei der Ausgestaltung des Qualifikationsmixes auf Basis der PPR und bei der Entwicklung einer bedarfsgerechten Personalsteuerung.
Ermittlung des Personalbedarfs für Anästhesie-, OP- und Funktionsbereiche
Unabhängig von der Frage nach der Messung des Pflegeaufwands als Grundlage für die Personalbedarfsermittlung gibt es weitere kritische Punkte, insbesondere im Hinblick auf die Ausgliederung des Pflegebudgets ist die Finanzierung der Stellen außerhalb der direkten Pflege (Funktionsbereiche) der Stabstellen der Pflegedirektion. Vgl. Vereinbarung nach § 17b Absatz 4 Satz 2 des Krankenhaus-Finanzierungsgesetzes (KHG) zur Definition der auszugliedernden Pflegepersonalkosten und zur Zuordnung von Kosten von Pflegepersonal (Pflegepersonalkosten-Abgrenzungsvereinbarung) §2 (3)
Für OP-Bereiche, Anästhesie und Funktionsdienste (z.B. Endoskopie, Herzkatheter) führen wir strukturierte Personalbedarfsermittlungen durch. Wir erfassen hierfür Leistungsmengen, Personalbindungszeiten und Tagesabläufe, so dass wir auch organisatorische und administrative Aufgaben mit berücksichtigen können.
Der einfachste Weg zur Berechnung des Personalbedarfs
Kostenloses Tool zur Personalbedarfsberechnung auf Basis des Wochenbesetzungsplans
Wenn Sie diese Seite aufgerufen haben gehören Sie vielleicht zu den vielen, die auf der Suche nach einer Anleitung sind, wie sie den Personalbedarf ihrer Abteilung, Station oder ihrem Funktionsbereich berechnen können .
Wenn Sie wissen, zu welchen Zeiten Sie wie viele MitarbeiterInnen Mitarbeiter einsetzen müssen, dann können wir Ihnen gerne unser kostenloses Tool zur Personalbedarfsberechnung auf Basis des Wochenbesetzungsplans zusenden. Dieses Tool funktioniert wie ein programmierter Taschenrechner, bei dem man nur die Dienstzeiten mit den jeweiligen Besetzungsstärken im Wochenverlauf eingibt (= Wochenbesetzungsplan) und die Fehlzeiten einträgt – schon ist der Personalbedarf berechnet. Und so sieht unser Tool aus:
Dieses kostenlose Tool erfreut sich großer Beliebtheit. Da in Krankenhäusern v.a. auch Bereitschaftsdienste geplant werden müssen, erlaubt die erweiterte Version 2.0 nun die Berechnung von Bereitschaftsdiensten, wobei auch verschiedenen Auszahlungs-Modalitäten berücksichtigt werden können.
Man kann das Tool nicht nur verwenden, um den SOLL-Bedarf in Vollkraftäquivalenten zu berechnen, sondern auch umgekehrt: Wenn eine Zahl von X VKÄ verfügbar ist – welche Schichtstärken kann ich damit stabil realisieren?
Sie können unser Tool (Excel 2010) zur Berechnung des Personalbedarfs aus dem Wochenbesetzungsplan kostenlos per E-Mail bei uns bestellen. Normalerweise versenden wir die einfache, selbsterklärende Version ohne Bereitschaftsdienste. Auf Wunsch auch die erweiterte Version, die Sie insbesondere für den ärztlichen Dienst benötigen (leider nicht ganz so einfach zu bedienen).
Das Problem liegt aber tiefer: Oftmals ist es ja umstritten, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tatsächlich zu welchen Zeiten benötigt werden. Die jeweils geforderte Besetzungsstärke muss daher analytisch plausibilisiert werden. Erst wenn der Besetzungsbedarf valide dargestellt wird, kann man von einer echten Personalbedarfsermittlung sprechen. Wir unterstützen Sie bei der Klärung der Besetzungsbedarfe und wenden dabei unser Know-how in der klinischen Betriebsorganisation an.
Differenzierte Personalbedarfsermittlung auf Basis des Besetzungsbedarfs
Bei der Berechnung des Personalbedarfs auf Basis des Wochenbesetzungsplans bleibt eine wichtige Frage offen: Sind die geplanten Besetzungsstärken angemessen? Wenn es dafür keine definierten Kennzahlen gibt, beantworten wir diese Frage mit der „analytisch plausibilisierten Arbeitsplatzmethode“.
Um den Besetzungsbedarf zu ermitteln, geht man im Prinzip immer in der gleichen Weise vor: man definiert Leistungen und legt Personalbindungszeiten fest (in dem man diese entweder misst, schätzt oder geeignete Benchmarks verwendet).
Aus dem Produkt von Leistungen und Personalbindungszeiten ergibt sich ein Stundenwert für den Besetzungsbedarf in einem definierten Zeitraum, der die Grundlage für die Personalbedarfsermittlung bildet. Dabei darf man jedoch nicht einfach nach dem sogenannten Waggonprinzip vorgehen, d.h. unter der Vorstellung, man müsse nur alle Zeitbedarf für aneinanderreihen und hätte dann den Bedarf an Arbeitsstunden. Es ist vielmehr notwendig, die Arbeitsorganisation sowie verschiedene Randbedingungen und Nebenaufgaben zu berücksichtigen, um zu einer realistischen Einschätzung des Personalbedarfs zu kommen.
Die Personalbedarfsermittlung umfasst mehrere Schritte. Folgende Fragen müssen dabei geklärt werden:
- Was bestimmt den Arbeitsanfall?
- Welcher klinische Arbeitsanfall hat welchen Netto-Besetzungsbedarf zur Folge?
- Gibt es Warteschlangeneffekte?
- Welche Zeiten müssen für Einarbeitung, Weiterbildung, Administration und Führungsaufgaben berücksichtigt werden?
- Welche Dienst- und Schichtzeiten passen zum Besetzungsbedarf im Zeitverlauf?
- Wie viele Personen müssen an jedem Wochentag in welcher Schicht bzw. in welchem Dienst anwesend sein?
- Welche Fehlzeiten sind anzurechnen, um aus dem Netto-Personalbedarf auf den Brutto-Personalbedarf zu errechnen?
Daraus ergibt sich dann ein zum Besetzungsbedarf passender Wochenbesetzungsplan als Übersicht über alle Schichten und deren Soll-Besetzung pro Wochentag.
Bleibt der Wochenbesetzungsplan im Jahresverlauf relativ konstant, so kann man unter Verwendung der Wochenarbeitszeit die benötigte Brutto-Personalstärke in Vollkraft-Äquivalenten berechnen.
Wenn im Jahresverlauf saisonale Schwankungen berücksichtigt werden müssen (typische Beispiele sind die Pädiatrie und die Orthopädie), nehmen wir entsprechend komplexere Berechnungen vor. Diese werden von uns so gestaltet, dass sie bei Änderungen leicht angepasst werden können.