Attraktive und mitarbeitergerechte Dienstplangestaltung
Attraktive Arbeitszeitgestaltung wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor
Personalknappheit ist in den letzten Jahren für viele Krankenhäuser die Erlösbremse Nr. 1. Die Reaktionen darauf führen vielfach in einen Teufelskreis: Um Bettensperrungen zu vermeiden, wird der Leistungsdruck erhöht. Die Krankheitsquoten steigen, die Anforderungen an das Ausfallmanagement ebenfalls. Das Committment für den Arbeitgeber Krankenhaus erreicht ein kritisch niedriges Niveau. Personal wandert in die Leiharbeit ab.
Sind attraktivere Arbeitszeitmodelle und eine mitarbeiterorientierte Dienstplanung ein geeigneter Ausweg aus dem Dilemma? Kann es so gelingen, mehr qualifizierte Pflegepersonen, Ärztinnen und Ärzte zu gewinnen und zu halten?
Unsere Beratungmodule für mehr Zufriedenheit mit der Dienstplanung im Krankenhaus
Spektrum der Möglichkeiten
Alternative Dienstzeiten, langfristige Dienstplanung, Teilzeitmodelle und mehr
Agiler Projektansatz
Erst, wenn man Neues ausprobieren kann, zeigt sich, welche Möglichkeiten den größten Nutzen bringen
Werkzeugkoffer attraktive Dienstplanung
Gut evaluierte Modelle können für alle nutzbar machen
Wir meinen: Kein Krankenhaus wird auf attraktive Arbeitszeitgestaltung verzichten können.
Attraktive Arbeitszeitmodelle sind EIN unverzichtbarer Baustein für eine Stabilisierung der Personalsituation. Durch gute Arbeitszeit-Angebote lassen sich nicht nur neue Mitarbeitende gewinnen und Personal halten. Auch Teilzeitbeschäftigte sind eher bereit, ihre Arbeitszeit aufzustocken, wenn sie dies mit ihrer Lebenssituation vereinbaren können.
Attraktive Arbeitszeitgestaltung ist v.a. dann wirksam, WENN man
- eine gut balancierte Belastungssteuerung ansteuert und
- die verschiedenen Lebenslagen berücksichtigt und nicht ausschließlich auf Mitarbeitende mit kleinen Kindern schaut und
- solche Projekte mit REALISTISCHEN Erwartungen verknüpft.
Profitieren Sie von unseren Erfahrungen und Beratungsleistungen in jeder Projektphase,
von der Entwicklung, Pilotierung und Evaluation attraktiver Arbeitszeitmodelle bis zum Change Management.
Breites Spektrum an Möglichkeiten für attraktivere Arbeitszeitgestaltung
Das Spektrum der Möglichkeiten ausloten – und die Mitarbeitenden einbeziehen
Was brauchen Sie? Was würde für Sie einen positiven Unterschied machen?
Die besten Absichten verpuffen, wenn man nicht die einbezieht, die betroffen sind. Auch wenn wir noch so viele Ideen und Erfahrungen haben: unser erster Ansatz ist der Dialog mit denjenigen, um die es geht, nämlich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Führungskräften.
Zunächst ist wichtig, dass Pflegedienstleitungen und Stationsleitungen, Chef- und Oberärzte/innen in den Design-Prozess aktiv einbezogen werden. Darüberhinaus ist auch die gezielte Einbeziehung von Mitarbeitenden ohne Führungsaufgaben wichtig, z.B. in Fokusgruppen, Evaluationsrunden etc. Um die verschiedenen Lebenssituationen von Mitarbeitenden zu erfassen, ist der Persona-Ansatz hilfreich. Was für den einen ungünstig ist, kann für den anderen günstig sein. Es braucht also eine Vielfalt an Möglichkeiten und deren systematische Integration bei der Personaleinsatzsteuerung.
Bedürfnisse von Mitarbeitenden mit und ohne familiäre Verfügbarkeitseinschränkungen müssen bei der Dienstplanung berücksichtigt werden
Die Zielgruppen für eine attraktive Arbeitszeitgestaltung sind nicht nur Mitarbeitende mit kleinen Kindern, sondern ALLE Mitarbeitenden und Führungskräfte.
Ein wichtiger Aspekt der Konzeption ist die Offenheit für Ideen im Führungs- und Mitarbeiter/innen-Kreis Ihres Klinikums. Hier eine kurze Übersicht über das Spektrum der Möglichkeiten:
kürzere Schichten, weniger Tage, saisonale Teilzeit, Jobsharing-Modelle und Modelle für verschiedene Verfügbarkeitseinschränkungen
Formal handelt es sich bei der Verdichtung von Vollzeitarbeit auf 4 Tage (mit längeren Schichten) nicht um eine „4-Tage-Woche“, sondern um eben ein Vollzeit-Arbeitszeitmodell mit 4 Schichten pro Woche
Eine 4-Tage-Woche im engeren Sinn wäre eine Arbeitszeitreduzierung ohne Lohnverzicht. Modelle mit etwas reduzierter Arbeitszeit ohne Lohnverzicht könnten möglicherweise im Vollkonti-Betrieb von Notaufnahmen zukünftig eine Rolle spielen.
Letztlich kann man Wochenarbeitszeiten und die mittlere Anzahl von Schichten pro Woche in verschiedenen Modellen kombinieren – wenn es vom Arbeitsprozess her passt.
Dieser Ansatz ist eigentlich für das Ausfall- und Vakanzenmanagement vorgesehen. Er ermöglicht jedoch Mitarbeitenden ein hohes Maß an Zeitautonomie – und hilft der Klinik, den Personaleinsatz bei Vakanzen und Ausfällen bedarfsgerecht zu steuern. Mitarbeitende, die sonst in die Zeitarbeit abwandern würden, finden hier eine gute Möglichkeit, den Verdienst zu steigern, ohne sich an längere reguläre Arbeitszeiten binden zu müssen.
Im Krankenhaus bislang kaum angewendet – in der Industrie ein Muss. Langfristige Vorplanung macht viele Dienstplanwünsche obsolet und wird dann akzeptiert, wenn gute Tauschmöglichkeiten verfügbar sind.
Rollenpläne können vom Freie-Tage-Schema über grobe Rahmendienstpläne bis hin zu detaillierteren Schichtmodellen reichen.
Ansätze für die Selbstplanung im Team als eine Möglichkeit, jenseits des Wunschbuchs die Flexibilität zu verbessern.
Dabei gibt es verschiedene Formen der Mitwirkung im Dienstplanungsprozess, mit unterschiedlichem Vorgabe-Niveau.
Im Krankenhaus bislang ungewohnt, in anderen Branchen bereits Alltag: Mitarbeitende können sich in einem System selbst buchen; i.d.R. geeignet für sehr flexible Mitarbeitenden-Gruppen, als Ergänzung zu einem bestehenden Dienstplan mit „Lücken“
Strukturierte Tagesabläufe ermöglichen (bis zu einem gewissen Maß) die Bündelung von Leistungen zu attraktiven Arbeitszeiten, die somit vermehrt angeboten werden können.
Abgesehen davon wird das Stressniveau durch strukturierte Tagesabläufe deutlich gesenkt, was sich auch auf die Qualität der Freizeit auswirkt.
Bei der Modellentwicklung müsen natürlich Strukturen und Prozesse berücksichtigt werden.
Vor allem aber muss die „Koordination der Kooperation“ gut geregelt sein. Dies geschieht z.B. mit optimierten klinischen Tagesabläufen (strukturierter Tagesablauf), einem optimierten Qualifikations-Mix (mit Methoden zur Steuerung und Koordination) und entsprechenden Abstimmungs- und Übergabemodalitäten (intra- und interprofessionell).
Im ärztlichen Dienst werden v.a. verschiedene Bereitschaftsmodelle mit Schichtmodellen verglichen. Dabei geht es erfahrungsgemäß darum, eine Balance zwischen sozialverträglichen Arbeitszeitmodellen mit einer entsprechenden Dienstplanung einerseits und einer erträglichen Arbeitsbelastung in den Diensten andererseits zu erreichen.
Eine besondere Herausforderung im Hinblick auf Arbeitszeitattraktivität stellt dabei die Notaufnahme dar. Hier sehen wir regelhaft einen hohen Besetzungsbedarf im Spätdienst und am Wochenende, meist mit entsprechenden „relativen Minderbesetzungen“ samt allen Konsequenzen. Kann man da ein familiengerechtes Modell entwickeln? Wir beraten Notaufnahmen seit über 20 Jahren und haben viel Erfahrung bei der Verbesserung der Attraktivität von Schichtarbeit. So können wir u.a. Schichtmodelle mit verminderter Wochenarbeitszeit darstellen, die von Schichtarbeitenden i.d.R. gut akzeptiert werden.
Im Hinblick auf die Chancengleichheit bei der Arbeitsgestaltung ist auch die Arbeitszeitabhängigkeit der Weiterbildung zu betrachten. Hier geht es v.a. darum, wie auch bei bestehenden Verfügbarkeitseinschränkungen und/oder Teilzeitmodellen eine gezielte Weiterbildung von AiW realisiert werden kann. Motto: „Weiterbildung findet nicht nur in Vollzeit statt, sondern ist für alle zugänglich“. Dabei gilt das Gebot der Fairness sowohl für Vollzeit-, als auch Teilzeitmitarbeitende, was praktisch z.B. bedeutet, dass die Einsatzzeiten in Funktionsbereichen dem relativen Stundenanteil entsprechen (aber für alle möglich und geplant sein) sollten.
Bei allen Modellen betrachten wir auch das Ausfallmanagement (denn das schönste Modell hilft nichts, wenn es bei Ausfällen nicht realisiert werden kann). Ein gut strukturiertes Ausfallmanagement, mit klar definierten Ressourcen und Prozessen, führt zu mehr Dienstplan-Verlässlichkeit, was unmittelbar der Vereinbarkeit von Privatleben/Familie und Beruf zugutekommt.
Methodisch ist bei allen Modellen sicherzustellen, dass der Besetzungsbedarf abgedeckt wird. Wo möglich, kann der Besetzungsbedarf durch geeignete Organisationsformen so gestaltet werden, dass günstigere Arbeitszeitmodelle realisierbar werden (z.B. durch einen strukturierten Tagesablauf auf den Stationen), wobei auch hier auf die Koordination und Synchronisation mit allen relevanten Schnittstellen (z.B. OP) zu achten ist. Ordnungsrechtliche Vorgaben, die eine bestimmte Besetzungsstärke erfordern (z.B. PpUGV) werden beachtet. Die laufende Einführung der PPR 2.0 wird natürlich ebenfalls in ihren vielfältigen Auswirkungen mit berücksichtigt.
Entwicklung attraktiver Arbeitszeit- und Dienstplanmodelle
Agiler Projektansatz
Wie eingangs gesagt: attraktive Arbeitszeitgestaltung wächst aus der Belegschaft heraus. Man muss Dinge ausprobieren, experimentieren, immer wieder umgestalten. Das ist New Work im besten Sinne. Mitarbeitende erhalten die Möglichkeit, an einem Projekt mitzuwirken, das sie unmittelbar betrifft. Das funktioniert nicht mit Wasserfall-Projekten („1 Jahr Konzeption, dann Umsetzung für alle“), sondern in einem schrittweisen, itterativen Vorgehen. Dabei entwickeln sich dann Lösungen, die exemplarisch sind und von anderen (Stationen, Abteilungen) übernommen und angepasst werden können.
Wie sieht so ein Projekt praktisch aus?
Zunächst sprechen wir mit den Leitungskräften der verschiedenen Stationen und Berufsgruppen, interpretieren gemeinsam die Datenlage und überlegen, welche Bedarfe betrieblich und welche Bedürfnisse von Seiten der Mitarbeitenden besonders betrachtet werden sollen.
Dann entwickeln wir erste Konzept-Ideen, die wir mit den Leitungen priorisieren und weiterentwickeln. Mit diesen bereits grob passenden Ideen gehen wir in Workshops mit Mitarbeitenden (Fokusgruppen), die uns weitere Fragen, Bedürfnisse und Impulse mitgeben, so dass die ersten Konzept-Ideen weiterentwickelt werden können.
Neben der Neuentwicklung von Konzepten wollen wir uns an Ihrer Klinik nach bereits vorhandenen Best-Practice-Beispielen umsehen und -hören:
- Wo gibt es bereits eine hohe Arbeitszeit-Zufriedenheit?
- Wer hat bereits innovative Modelle umgesetzt?
- Wo wird die Chancengleichheit, insbesondere bei den Ärztinnen und Ärzten, besonders positiv bewertet?
Best practice Beispiele im eigenen Haus sind ein guter Motivator, neue Ansätze auszuprobieren
Wir glauben, dass es hilfreich ist, neben den Projektbereichen auch mit anderen, innovativen Abteilungen, Stationen oder einzelnen Führungspersonen Kontakt aufzunehmen. Nichts wirkt besser, als ein erfolgreich umgesetztes Beispiel im eigenen Haus.
Sobald umsetzbare (und von den Mitarbeitenden positiv eingestufte) Konzepte verfügbar sind, können diese gemeinsam mit den Nutzer/innen-Gruppen getestet und verbessert werden, bis eine wirklich praktikable und zufriedenstellende Ausgestaltung erreicht ist. Es handelt sich um ein iteratives Vorgehen, das bei komplexen Zielstellungen besser geeignet ist, als die Idee, eine perfekt Lösung auf dem Reißbrett zu entwickeln.
Pilotstationen sollen schrittweise in den Entwicklungs- und Veränderungsprozess einbezogen werden.
Das agile Vorgehen erfordert eine intensive Begleitung der entsprechenden Teams und eine laufende Rückkopplung mit den Leitungskräften.
Mit der Zeit entsteht ein „Werkzeugkoffer für lebensphasengerechtes Arbeitszeit- und Dienstplan-Management“, der bereits für die jeweils folgenden Pilot-Stationen zur Verfügung steht und laufend größer und besser wird.
Werkzeugkoffer für attraktive Dienstplangestaltung
Beratung bei der Auswahl und Implementierung von Dienstplan-Tools
Im Projektverlauf werden verschiedene Modelle zur Verbesserung der Dienstplan-Attraktivität und Life-Balance erprobt und verfeinert. Mit der Zeit entsteht ein Werkzeugkoffer, der für alle Abteilungen, Stationen und Bereiche in Ihrem Haus verfügbar ist.
Dabei geben wir weiter Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung von Tools:
Welches Modell passt für mein Team bzw.: welches Modell wollen wir als Team für uns testen?
Wie können wir dieses Modell für unseren speziellen Bedarf anpassen?
Neben „Change Pilots“ im eigenen Haus (erfahrene Dienstplaner/innen, die im Projekt mitgewirkt haben) stehen wir weiterhin als Second Level Support zur Verfügung.
Für die nachhaltige Etablierung neuer Dienstplan-Konzepte braucht es über einen längeren Zeitraum Inhouse-Kümmerer und gezielte externe Unterstützung