Personalplanung für Notaufnahmen / Notfallzentren
Die Notaufnahme bzw. das Notfallzentrum ist essentieller Bestandteil der Wertschöpfungskette im Krankenhaus. Eine strukturell optimal integrierte, handlungs- und leistungsfähige Notaufnahme ist zur Voraussetzung für den wirtschaftlichen Betrieb von Akuthäusern geworden.
Fehler in der Besetzungsplanung haben damit weitreichende Folgen:
Überbesetzungen führen zu Überplanung und unnötigen Kosten.
Unterbesetzungen gefährden die Qualität der Notfallversorgung, deren Nutzen für das Gesamthaus leidet.
Ein besonders unangenehmer Effekt der Unterbesetzung ist, dass durch den Stau wartender Patienten der Zeitaufwand für die Versorgung insgesamt steigt. D.h., wenn die Notaufnahme übervoll ist, geht es nicht schneller, sondern langsamer. Aus diesem Grund ist es auch wirtschaftlich absolut vernünftig, solche Stau-Phasen möglichst zu vermeiden.
Mängel in der Erstversorgung und Ressourcenallokation haben wiederum teure Konsequenzen: Überlastung von Ärzten und Pflegenden führt zu Disstress und Motivationseinbrüchen.
Eine fundierte Personalbedarfsermittlung und Besetzungsplanung in der Notaufnahme bzw. im Notfallzentrum ist daher ein Must-have für jedes Krankenhaus. Wir bieten Ihnen dafür die folgenden Beratungsmodule an:
Unsere Beratungmodule zur Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung in Notaufnahmen / im Notfallzentren
Kennzahlenbasierter Personalbedarf
Vom kennzahlenbasierten Personalbudget zur Besetzungsplanung in der Notaufnahme
Analytische Personalbedarfsermittlung
Wie viel Personal brauchen wir wirklich?
Ergänzende Beratung bei der Personalplanung
Crowding, Rotationsplanung
Inzwischen ist haben Fachgesellschaften Kennzahlen für die Personalvorhaltung in Notaufnahmen (Notfallzentren, Notfallkliniken, Kliniken für Notfall- und Akutmedizin) definiert. Für Ärztinnen und Ärzte in Weiterbildung und für Fachärztinnen und Fachärzte wird damit die Soll-Anzahl der Patientenkontakte pro Jahr festgelegt. Für den Pflegedienst hat die DGINA bereits vor längerer Zeit entsprechende Kennzahlen herausgegeben. Diese Kennzahlen werden mittelfristig auch Eingang in die gesetzlichen Strukturvorgaben finden.
Mit der Kennzahlen-bezogenen Personalbedarfsermittlung ist die Personalplanung aber nicht abgeschlossen. Auch wenn man weiß, wie viele Vollkraftäquivalente man je Qualifikationsgruppe benötigt, ist noch nicht klar, wie die Besetzung im Tages- und Wochenverlauf aussehen muss.
Wir projizieren das Kennzahlen-bezogene Personalbudget daher auf die Patientenstromkurve und die schwankende Arbeitsbelastung der Notfallklinik. Mit geeigneten Tools ermöglichen wir eine darauf basierende Planung der Schichten und Besetzungsstärken.
Wir bieten sowohl eine Kennzahlen-basierte Personalplanung an, wie auch eine analytische Personalbedarfsermittlung. In beiden Varianten entwickeln wir eine bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung.
Im Zuge von Personalbedarfsermittlungen stellt sich immer auch die Frage: Sind wir denn überhaupt so effizient, wie wir sein können? Auch diese Frage können wir stringent beantworten, da wir über jahrelange Erfahrung in der Organisation von Notaufnahmen verfügen. Das bedeutet, dass wir im Rahmen von Personalbedarfsermittlungen auch immer Hinweise geben, wo wir Effizienzreserven erkennen.
Effizienz und Effektivität des Personaleinsatzes werden anhand der Strukturen und Abläufe mitbetrachtet
Vom Personalbedarf nach Kennzahlen zur Besetzungsplanung im Notfallzentrum
Kennzahlen-basierte Darstellung des Besetzungsbedarfs und Personaleinsatzplanung
Ausgangspunkt sind die durch die DGINA-Vorgaben definierten Personalbedarfe für Oberärzte/innen und ÄiW auf Basis der Patientenzahlen und der Anzahl der Beobachtungsbetten.
Aus diesen Daten ergibt sich ein Kontingent an Netto-Wochenstunden.
Diese ärztlichen Arbeitsstunden werden im zweiten Schritt so im Tages- und Wochenverlauf verteilt, wie es den Patientenströmen entspricht. Man erhält eine anschauliche „Hüllkurve“, in die die Dienstzeiten und Soll-Besetzungsstärken dann bestmöglich eingepasst werden können und müssen.
Durch die grafische Veranschaulichung können wir Arbeitszeiten und Besetzungsstärken mit dem Team diskutieren und direkt anpassen.
Dabei verwenden wir eine differenzierte Verteilung des Arbeitsaufkommens und nicht einfach die Ankunftszeit der Patienten/innen. Die Besetzungsbedarfskurve kann für verschiedene Patientengruppen und für Oberärzte/innen bzw. ÄiW dargestellt werden.
Was brauchen wir wirklich? Analytische Berechnung des Personalbedarfs in Notaufnahmen / Notfallzentren
Analytisch plausibilisierte Berechnung des Besetzungsbedarfs
Wir liefern eine differenzierte Besetzungsplanung als Grundlage für eine allseitig akzeptanzfähige Personalbedarfsermittlung. Alle Parameter und Ergebnisse sind in einem Tool transparent nachvollziehbar. Damit erhalten Sie ein durchgängiges und systematisches Modell vom Patientenstrom bis zum Dienstplan.
Mit unserem integrierten Tool zur Personalplanung in Notaufnahmen sind wir in der Lage, in der jeweiligen Organisationsstruktur alle Berufsgruppen abzubilden.
Wir können auf Basis der Ersteinschätzungen spezifische Personalbindungszeiten für Ihre Notaufnahme ansetzen, so dass der mittlere Aufwand pro Patient realistisch dargestellt wird.
Die Ermittlung des Besetzungsbedarfs und die Personalbedarfsermittlung für Zentrale Notaufnahmen und integrierte Notfallzentren folgt folgendem Prinzip:
Orientierung an der Verteilung von Patientenströmen und realistischen Personalbindungszeiten.
Diese Vorgehensweise lässt sich für Ärzte (ZNA/INZ-Kernteam und Rotationsassistenten), Pflegepersonal und administratives Personal anwenden.
Die Besonderheiten in Leistungsspektrum und Organisation jeder ZNA müssen dabei berücksichtigt werden.
Variabilität des Patientenstroms und Warteschlangeneffekte
Die Berechnung von Besetzungsbedarfen mithilfe mathematischer Formeln aus der Warteschlangentheorie ist schwer nachvollziehbar. Wir berücksichtigen Warteschlangeneffekte durch 2 Methoden:
Wartschlangeneffekte treten ab ca. 85% Systemauslastung auf. Der Soll-Besetzungsbedarf ist daher höher, als der rechnerische Personalbedarf aufgrund von nach dem Waggonprinzip aneinandergereihten Personalbindungszeiten. Dieser Warteschlangenpuffer ist eine Variable in unserem Berechnungstool.
Tage mit relativ hohem Patientenaufkommen lassen werden grafisch mit dargestellt. Dies kann auch für eine saisonale Personaleinsatzplanung genutzt werden.
Personalmanagement im Notfallzentrum: ergänzende Beratungsleistungen vom Crowding bis zum Rotationsplan
Crowding-Management
Keine Zentrale Notaufnahme (und zukünftig auch kein Integriertes Notfallzentrum) kann so mit Personal und Räumen ausgestattet werden, dass die Maximalwerte des schwankenden Patientenstroms abgebildet werden. Außerdem werden Effekte wie verzögerte Abverlegung (Exit-Stau) etc. nie völlig vermeidbar sein. Daher kommt es immer wieder zu Crowding-Situationen. Hier ist zügiges und geplantes Handeln erforderlich. Daher gehört zu einer vollständigen Personalplanung für Zentrale Notaufnahmen / Integrierte Notfallzentren immer auch ein Crowding-Konzept. Unsere Beratung schließt die Entwicklung und Abstimmung des Crowding-Managements auf Wunsch mit ein.
Rotationsplanung für Ärzte/innen in Weiterbildung
Die konkrete Personalplanung umfasst auch die Unterstützung der Abteilungen bei der Abstellung von Rotationsassistenten/innen: Ein Rotationsplan über alle Kliniken (aus denen Rotationsassistenten kommen) schafft erst einmal den nötigen Überblick. Sie können unser einfaches Tool für einen übersichtlichen Rotationsplan gerne auch kostenfrei von uns erhalten. Schreiben Sie uns dazu bitte einfach eine kurze E-Mail. Die anderen Tools sind so komplex, dass zumindest bei deren Einführung Beratung erforderlich ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. So erhalten Sie Ihre Personalplanung
Abteilungsbezogene Dienstplanung für Chirurgie und Innere
Bei der Umstellung der Personalplanung in der Notaufnahme bzw. im Notfallzentrum benötigen die Abteilungen oftmals Unterstützung bei der Ausgestaltung der Dienstplanung. Die Dienstplanung muss über verschiedene Einsatzbereiche und Qualifikationsgruppen integriert werden, was wir in unseren Beratungsprojekten ebenfalls anbieten.
Wie sieht die Zukunft aus?
Das derzeit größte Hindernis bei der Etablierung Zentraler Notaufnahmen ist die Tatsache, dass es bis heute in Deutschland keinen Facharzt/Fachärztin für Notfallmedizin gibt – bislang existiert nur die Zusatzbezeichnung „Notfallmedizin“. Junge Ärztinnen und Ärzte mit Interesse an der Notfallmedizin müssen daher zunächst in einem der anderen Fachgebiete ihren Facharzt machen, wenn sie selbständig als Notfallmedizinerinnen tätig sein wollen. Für junge Ärztinnen und Ärzte bedeutet das: so wenig Zeit in der Notaufnahme verbringen, wie möglich – da ja nur ein halbes Jahr für den Facharzt angerechnet wird.
Krankenhäuser – und wir als Arbeitszeit- und Organisationsberater – sind daher gezwungen, unsere Lösungen um diese Restriktion herum zu stricken. Das ist schade, weil ein optimaler Personaleinsatz einen Mix aus Rotationsassistenten/innen verschiedener Fachgebiete + Assistenzärzten/innen in Weiterbildung zur/m Notfallmediziner/in + entsprechenden Fachärzten/innen erfordern würde. Bleibt zu hoffen, dass auf politischer Ebene die Blockade des Facharztes / der Fachärztin für Notfallmedizin endlich überwunden wird.
Eine weitere Herausforderung könnte sich zukünftig durch die Einrichtung integrierter Notfallzentren ergeben. Hier kann es auch beim Besetzungsbedarf zu Verschiebungen zwischen dem Klinik und dem KV-Bereich kommen. Mit unseren Tools können wir solche Veränderungen schnell darstellen, quantifizieren und die Personalplanung anpassen.
Beratungsangebot für die Personalplanung in Ihrer Notaufnahme / Notfallzentrum
So erhalten Sie Ihre Personalplanung
Sie senden uns Ihre Daten
Wir passen das Tool die Grundstruktur der jeweiligen ZNA an (Abteilungsmix, Methode Ersteinschätzung)
Wir pflegen diese in unser Planungstool ein
Vor Ort erläutern wir Aufbau, Funktion und Dateneingabe
Wir zeigen Optimierungsmöglichkeiten bezüglich Gestaltung der Dienstzeiten und der Dienstpläne auf
Ergebnisse der Personalplanung
- Die Dienstzeiten sind an das Patientenaufkommen bestmöglich angepasst
- Sie erhalten Modell-Dienstpläne für alle Personalgruppen der ZNA.
- Dies beinhaltet die systematische Integration von Teilzeitkräften.
- Auf Wunsch vermitteln wir in Verbindung mit der Modell-Dienstplanung die besten Tipps und Tricks für die Dienstplaner (Mitwirkung, Urlaubsplanung, Ausfallkonzept etc.)
- Die Personalbemessung der ZNA ist konsolidiert und akzeptiert
- Die Personalbemessung ist zugleich realistisch und wirtschaftlich vernünftig,
- weil durch geeignete Gestaltung der Dienstzeiten eine gleichmäßigere Auslastung erreicht wird.
- weil durch die Vermeidung von Patientenstau (aufgrund systematisch unzureichender Personalplanung) der Effekt ansteigender Personalbindungszeiten vermieden wird.
- weil durch die Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Notfallversorgung hohe Folgekosten vermieden werden können.
- Die Zufriedenheit im Team nimmt zu und sie haben Vorteile bei der Personalbindung und -gewinnung