Attraktive Dienstplangestaltung
Life Balance für Pflegende, Ärztinnen und Ärzte – mit Arbeitszeitmodellen, die im Haus entstehen
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Kein Krankenhaus wird auf attraktive Dienstplangestaltung verzichten können. Mit einer guten Dienstplanung verbessern Sie die Work-Life-Balance von Pflegenden, Ärztinnen und Ärzten – und gewinnen und halten das Personal, das Sie brauchen.
Kurz gesagt
Die Müller & Mooseder Unternehmensberatung aus Dachau bei München berät Krankenhäuser bundesweit seit 1996 bei der attraktiven Dienstplangestaltung: Gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden entwickeln wir Arbeitszeit- und Dienstplanmodelle für alle Lebenslagen – neue Teilzeit- und Vollzeitmodelle, freiwillige Zusatzdienste, langfristige Dienstplanung mit Tauschsystem, Selbstplanung im Team, Buchungsmodelle und attraktive Dienstzeiten durch strukturierte Tagesabläufe. Wir gehen agil und partizipativ vor: Modelle werden auf Pilotstationen erprobt, ausgewertet und verbessert, bis daraus ein Werkzeugkoffer für das ganze Haus entsteht. Dabei bleiben Besetzungsbedarf, Ausfallmanagement und ordnungsrechtliche Vorgaben wie die PpUGV immer im Blick.
Inhalt
Warum attraktive Dienstplanung?
Attraktive Arbeitszeitgestaltung wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor
Personalknappheit ist in den letzten Jahren für viele Krankenhäuser die Erlösbremse Nummer 1. Die Reaktionen darauf führen vielfach in einen Teufelskreis: Um Bettensperrungen zu vermeiden, wird der Leistungsdruck erhöht. Die Krankheitsquoten steigen, die Anforderungen an das Ausfallmanagement ebenfalls. Das Commitment für den Arbeitgeber Krankenhaus erreicht ein kritisch niedriges Niveau. Personal wandert in die Leiharbeit ab.
Sind attraktivere Arbeitszeitmodelle und eine mitarbeiterorientierte Dienstplanung ein geeigneter Ausweg aus dem Dilemma? Kann es so gelingen, mehr qualifizierte Pflegepersonen, Ärztinnen und Ärzte zu gewinnen und zu halten?
Unsere Beratungsmodule für mehr Zufriedenheit mit der Dienstplanung im Krankenhaus
Möglichkeiten für attraktive Dienstplangestaltung
Alternative Dienstzeiten, langfristige Dienstplanung, Teilzeitmodelle und mehrDas Spektrum der Möglichkeiten ausloten – und die Mitarbeitenden einbeziehen.
Agiler Projektansatz
Erst wenn man Neues ausprobieren kann, zeigt sich, was den größten Nutzen bringtSchrittweise mit Pilotstationen statt „ein Jahr Konzeption, dann Umsetzung für alle“.
Werkzeugkoffer attraktive Dienstplanung
Gut evaluierte Modelle für alle nutzbar machenErprobte Modelle stehen allen Abteilungen, Stationen und Bereichen zur Verfügung.
Ein unverzichtbarer Baustein – mit realistischen Erwartungen
Attraktive Arbeitszeitmodelle sind ein unverzichtbarer Baustein für eine Stabilisierung der Personalsituation. Durch gute Arbeitszeitangebote lassen sich nicht nur neue Mitarbeitende gewinnen und Personal halten. Auch Teilzeitbeschäftigte sind eher bereit, ihre Arbeitszeit aufzustocken, wenn sie das mit ihrer Lebenssituation vereinbaren können.
Attraktive Arbeitszeitgestaltung ist vor allem dann wirksam, wenn man
- eine gut balancierte Belastungssteuerung ansteuert,
- die verschiedenen Lebenslagen berücksichtigt und nicht ausschließlich auf Mitarbeitende mit kleinen Kindern schaut und
- solche Projekte mit realistischen Erwartungen verknüpft.
Profitieren Sie von unseren Erfahrungen und Beratungsleistungen in jeder Projektphase – von der Entwicklung, Pilotierung und Evaluation attraktiver Arbeitszeitmodelle bis zum Change Management.
Unser Ansatz
- Prozessberatung, Change Management und Umsetzung
- Agiles, partizipatives Vorgehen und Co-Design mit den Mitarbeitenden (statt Top-down)
- Individualisierte Modelle (statt Standardlösungen)
Breites Spektrum an Möglichkeiten für attraktivere Arbeitszeitgestaltung
Das Spektrum der Möglichkeiten ausloten – und die Mitarbeitenden einbeziehen
Was brauchen Sie? Was würde für Sie einen positiven Unterschied machen?
Die besten Absichten verpuffen, wenn man diejenigen nicht einbezieht, die betroffen sind. Auch wenn wir noch so viele Ideen und Erfahrungen haben: Unser erster Ansatz ist der Dialog mit denen, um die es geht – den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Führungskräften.
Zunächst ist wichtig, dass Pflegedienstleitungen und Stationsleitungen, Chef- und Oberärztinnen und -ärzte aktiv in den Design-Prozess einbezogen werden. Darüber hinaus ist auch die gezielte Einbeziehung von Mitarbeitenden ohne Führungsaufgaben wichtig, zum Beispiel in Fokusgruppen und Evaluationsrunden.
Um die verschiedenen Lebenssituationen von Mitarbeitenden zu erfassen, ist der Persona-Ansatz hilfreich. Was für die eine ungünstig ist, kann für den anderen günstig sein. Es braucht also eine Vielfalt an Möglichkeiten und deren systematische Integration in die Personaleinsatzsteuerung. Die Bedürfnisse von Mitarbeitenden mit und ohne familiäre Verfügbarkeits-Einschränkungen müssen bei der Dienstplanung berücksichtigt werden.
Die Zielgruppen für eine attraktive Arbeitszeitgestaltung sind nicht nur Mitarbeitende mit kleinen Kindern, sondern alle Mitarbeitenden und Führungskräfte.
Das Spektrum der Möglichkeiten – eine kurze Übersicht
Ein wichtiger Aspekt der Konzeption ist die Offenheit für Ideen im Kreis der Führungskräfte und Mitarbeitenden Ihres Klinikums.
Neue Teilzeitmodelle
Kürzere Schichten, weniger Tage, saisonale Teilzeit, Jobsharing-Modelle und Modelle für verschiedene Verfügbarkeits-Einschränkungen.
Alternative Vollzeitmodelle und 4-Tage-Woche
Formal ist die Verdichtung von Vollzeitarbeit auf vier Tage (mit längeren Schichten) keine „4-Tage-Woche“, sondern ein Vollzeit-Arbeitszeitmodell mit vier Schichten pro Woche. Eine 4-Tage-Woche im engeren Sinn wäre eine Arbeitszeitreduzierung ohne Lohnverzicht. Modelle mit etwas reduzierter Arbeitszeit ohne Lohnverzicht könnten künftig möglicherweise im Vollkonti-Betrieb von Notaufnahmen eine Rolle spielen. Letztlich kann man Wochenarbeitszeiten und die mittlere Anzahl von Schichten pro Woche in verschiedenen Modellen kombinieren – wenn es vom Arbeitsprozess her passt.
Freiwillige Zusatzdienste
Dieser Ansatz ist eigentlich für das Ausfall- und Vakanzenmanagement vorgesehen. Er ermöglicht Mitarbeitenden jedoch ein hohes Maß an Zeitautonomie – und hilft der Klinik, den Personaleinsatz bei Vakanzen und Ausfällen bedarfsgerecht zu steuern. Mitarbeitende, die sonst in die Zeitarbeit abwandern würden, finden hier eine gute Möglichkeit, ihren Verdienst zu steigern, ohne sich an längere reguläre Arbeitszeiten binden zu müssen.
Langfristige Dienstplanung und Rollenpläne
Im Krankenhaus bislang kaum angewendet – in der Industrie ein Muss. Langfristige Vorplanung macht viele Dienstplanwünsche überflüssig und wird akzeptiert, wenn gute Tauschmöglichkeiten verfügbar sind. Rollenpläne können vom Freie-Tage-Schema über grobe Rahmendienstpläne bis zu detaillierteren Schichtmodellen reichen.
Selbstplanung im Team
Ansätze für die Selbstplanung im Team als Möglichkeit, jenseits des Wunschbuchs die Flexibilität zu verbessern. Dabei gibt es verschiedene Formen der Mitwirkung im Dienstplanungsprozess, mit unterschiedlichem Vorgabe-Niveau.
Buchungsmodelle
Im Krankenhaus bislang ungewohnt, in anderen Branchen bereits Alltag: Mitarbeitende können sich in einem System selbst buchen. In der Regel geeignet für sehr flexible Gruppen von Mitarbeitenden, als Ergänzung zu einem bestehenden Dienstplan mit „Lücken“.
Attraktive Dienstzeiten – strukturierter Tagesablauf
Strukturierte Tagesabläufe ermöglichen (bis zu einem gewissen Maß) die Bündelung von Leistungen zu attraktiven Arbeitszeiten, die dann vermehrt angeboten werden können. Abgesehen davon senken strukturierte Tagesabläufe das Stressniveau deutlich – was sich auch auf die Qualität der Freizeit auswirkt.
Was bei der Modellentwicklung zu beachten ist
Strukturen, Prozesse und die „Koordination der Kooperation“
Bei der Modellentwicklung müssen natürlich Strukturen und Prozesse berücksichtigt werden. Vor allem aber muss die „Koordination der Kooperation“ gut geregelt sein – zum Beispiel mit optimierten klinischen Tagesabläufen (strukturierter Tagesablauf), einem optimierten Qualifikationsmix (mit Methoden zur Steuerung und Koordination) und entsprechenden Abstimmungs- und Übergabemodalitäten (intra- und interprofessionell).
Ärztlicher Dienst
Im ärztlichen Dienst werden vor allem verschiedene Bereitschaftsmodelle mit Schichtmodellen verglichen. Dabei geht es erfahrungsgemäß darum, eine Balance zu erreichen zwischen sozialverträglichen Arbeitszeitmodellen mit einer entsprechenden Dienstplanung einerseits und einer erträglichen Arbeitsbelastung in den Diensten andererseits. Mehr dazu unter Dienstzeiten und Dienstmodelle.
Notaufnahme
Eine besondere Herausforderung im Hinblick auf Arbeitszeitattraktivität ist die Notaufnahme. Hier sehen wir regelhaft einen hohen Besetzungsbedarf im Spätdienst und am Wochenende, meist mit entsprechenden „relativen Minderbesetzungen“ samt allen Konsequenzen. Kann man da ein familiengerechtes Modell entwickeln? Wir beraten Notaufnahmen seit 2004 und haben viel Erfahrung mit der Verbesserung der Attraktivität von Schichtarbeit. So können wir unter anderem Schichtmodelle mit verminderter Wochenarbeitszeit darstellen, die von Schichtarbeitenden in der Regel gut akzeptiert werden.
Weiterbildung und Chancengleichheit
Im Hinblick auf die Chancengleichheit bei der Arbeitsgestaltung ist auch die Arbeitszeitabhängigkeit der Weiterbildung zu betrachten. Hier geht es vor allem darum, wie auch bei bestehenden Verfügbarkeits-Einschränkungen und/oder Teilzeitmodellen eine gezielte Weiterbildung von Ärztinnen und Ärzten in Weiterbildung realisiert werden kann. Motto: „Weiterbildung findet nicht nur in Vollzeit statt, sondern ist für alle zugänglich.“ Dabei gilt das Gebot der Fairness für Vollzeit- wie Teilzeitbeschäftigte – praktisch bedeutet das zum Beispiel, dass die Einsatzzeiten in Funktionsbereichen dem relativen Stundenanteil entsprechen (aber für alle möglich und geplant sein) sollten.
Ausfallmanagement
Bei allen Modellen betrachten wir auch das Ausfallmanagement – denn das schönste Modell hilft nichts, wenn es bei Ausfällen nicht realisiert werden kann. Ein gut strukturiertes Ausfallmanagement mit klar definierten Ressourcen und Prozessen führt zu mehr Dienstplan-Verlässlichkeit, was unmittelbar der Vereinbarkeit von Privatleben bzw. Familie und Beruf zugutekommt. Mehr dazu unter Dynamische Dienstplanung.
Besetzungsbedarf und Vorgaben
Methodisch ist bei allen Modellen sicherzustellen, dass der Besetzungsbedarf abgedeckt wird. Wo möglich, kann der Besetzungsbedarf durch geeignete Organisationsformen so gestaltet werden, dass günstigere Arbeitszeitmodelle realisierbar werden (zum Beispiel durch einen strukturierten Tagesablauf auf den Stationen) – wobei auch hier auf die Koordination und Synchronisation mit allen relevanten Schnittstellen (zum Beispiel OP) zu achten ist. Ordnungsrechtliche Vorgaben, die eine bestimmte Besetzungsstärke erfordern (zum Beispiel PpUGV), werden beachtet. Wo Daten aus der Pflegepersonalbemessung (zum Beispiel PPR 2.0) vorliegen, beziehen wir sie ebenfalls ein.
Entwicklung attraktiver Arbeitszeit- und Dienstplanmodelle
Agiler Projektansatz
Attraktive Arbeitszeitgestaltung wächst aus der Belegschaft heraus. Man muss Dinge ausprobieren, experimentieren, immer wieder umgestalten. Das ist New Work im besten Sinne.
Mitarbeitende erhalten die Möglichkeit, an einem Projekt mitzuwirken, das sie unmittelbar betrifft. Das funktioniert nicht mit Wasserfall-Projekten („ein Jahr Konzeption, dann Umsetzung für alle“), sondern in einem schrittweisen, iterativen Vorgehen. Dabei entstehen Lösungen, die exemplarisch sind und von anderen (Stationen, Abteilungen) übernommen und angepasst werden können.
Wie sieht so ein Projekt praktisch aus?
- Gespräche mit den LeitungenZunächst sprechen wir mit den Leitungskräften der verschiedenen Stationen und Berufsgruppen, interpretieren gemeinsam die Datenlage und überlegen, welche betrieblichen Bedarfe und welche Bedürfnisse der Mitarbeitenden besonders betrachtet werden sollen.
- Erste Konzept-IdeenDann entwickeln wir erste Konzept-Ideen, die wir mit den Leitungen priorisieren und weiterentwickeln.
- FokusgruppenMit diesen bereits grob passenden Ideen gehen wir in Workshops mit Mitarbeitenden, die uns weitere Fragen, Bedürfnisse und Impulse mitgeben, sodass die ersten Konzept-Ideen weiterentwickelt werden können.
- Best Practice im HausNeben der Neuentwicklung von Konzepten suchen wir in Ihrer Klinik nach bereits vorhandenen guten Beispielen.
- Testen und verbessernSobald umsetzbare (und von den Mitarbeitenden positiv eingestufte) Konzepte verfügbar sind, werden sie gemeinsam mit den Nutzergruppen getestet und verbessert, bis eine wirklich praktikable und zufriedenstellende Ausgestaltung erreicht ist.
- Pilotstationenwerden schrittweise in den Entwicklungs- und Veränderungsprozess einbezogen.
Best-Practice-Beispiele im eigenen Haus: Wir sehen und hören uns um.
- Wo gibt es bereits eine hohe Arbeitszeit-Zufriedenheit?
- Wer hat bereits innovative Modelle umgesetzt?
- Wo wird die Chancengleichheit, insbesondere bei den Ärztinnen und Ärzten, besonders positiv bewertet?
Best-Practice-Beispiele im eigenen Haus sind ein guter Motivator, neue Ansätze auszuprobieren.
Wir halten es für hilfreich, neben den Projektbereichen auch mit anderen, innovativen Abteilungen, Stationen oder einzelnen Führungspersonen Kontakt aufzunehmen. Nichts wirkt besser als ein erfolgreich umgesetztes Beispiel im eigenen Haus.
Dieses iterative Vorgehen ist bei komplexen Zielstellungen besser geeignet als die Idee, eine perfekte Lösung auf dem Reißbrett zu entwickeln.
Das agile Vorgehen erfordert eine intensive Begleitung der Teams und eine laufende Rückkopplung mit den Leitungskräften. Mit der Zeit entsteht ein „Werkzeugkoffer für lebensphasengerechtes Arbeitszeit- und Dienstplan-Management“, der den jeweils folgenden Pilotstationen bereits zur Verfügung steht und laufend größer und besser wird.
Werkzeugkoffer für attraktive Dienstplangestaltung
Beratung bei der Auswahl und Implementierung von Dienstplan-Tools
Im Projektverlauf werden verschiedene Modelle zur Verbesserung der Dienstplan-Attraktivität und Life Balance erprobt und verfeinert. Mit der Zeit entsteht ein Werkzeugkoffer, der allen Abteilungen, Stationen und Bereichen in Ihrem Haus zur Verfügung steht.
Unterstützung bei der Auswahl der Werkzeuge
Dabei unterstützen wir Sie weiter bei der Auswahl und Implementierung der Werkzeuge:
- Welches Modell passt für mein Team – bzw. welches Modell wollen wir als Team für uns testen?
- Wie können wir dieses Modell für unseren speziellen Bedarf anpassen?
Neben „Change Pilots“ im eigenen Haus (erfahrene Dienstplanende, die im Projekt mitgewirkt haben) stehen wir weiterhin als Second Level Support zur Verfügung.
Für die nachhaltige Etablierung neuer Dienstplan-Konzepte braucht es über einen längeren Zeitraum Kümmerer im eigenen Haus und gezielte externe Unterstützung.
Häufige Fragen
Fragen zur attraktiven Dienstplangestaltung
Warum ist attraktive Dienstplangestaltung für Krankenhäuser so wichtig?
Personalknappheit ist für viele Krankenhäuser zur Erlösbremse geworden und führt leicht in einen Teufelskreis aus höherem Leistungsdruck, steigenden Krankheitsquoten, mehr Ausfallmanagement und Abwanderung in die Leiharbeit. Attraktive Arbeitszeitmodelle sind ein unverzichtbarer Baustein, um Personal zu gewinnen und zu halten – und Teilzeitbeschäftigte stocken eher auf, wenn sie das mit ihrer Lebenssituation vereinbaren können.
Für wen sollen attraktive Arbeitszeitmodelle gemacht sein?
Für alle Mitarbeitenden und Führungskräfte – nicht nur für Mitarbeitende mit kleinen Kindern. Was für die eine ungünstig ist, kann für den anderen günstig sein. Die Bedürfnisse von Mitarbeitenden mit und ohne familiäre Verfügbarkeits-Einschränkungen müssen berücksichtigt werden, damit die Balance im Team nicht kippt; der Persona-Ansatz hilft, die verschiedenen Lebenssituationen zu erfassen.
Welche Möglichkeiten gibt es für attraktivere Dienstpläne?
Unter anderem neue Teilzeitmodelle (kürzere Schichten, weniger Tage, saisonale Teilzeit, Jobsharing), alternative Vollzeitmodelle mit vier längeren Schichten pro Woche, freiwillige Zusatzdienste, langfristige Dienstplanung und Rollenpläne mit guten Tauschmöglichkeiten, Selbstplanung im Team, Buchungsmodelle sowie attraktive Dienstzeiten durch strukturierte Tagesabläufe.
Ist eine 4-Tage-Woche im Krankenhaus möglich?
Die Verdichtung von Vollzeitarbeit auf vier längere Schichten ist formal keine 4-Tage-Woche, sondern ein Vollzeitmodell mit vier Schichten pro Woche; eine 4-Tage-Woche im engeren Sinn wäre eine Arbeitszeitreduzierung ohne Lohnverzicht. Modelle mit etwas reduzierter Arbeitszeit ohne Lohnverzicht könnten künftig möglicherweise im Vollkonti-Betrieb von Notaufnahmen eine Rolle spielen. Wochenarbeitszeit und mittlere Schichtzahl lassen sich kombinieren, wenn es vom Arbeitsprozess her passt.
Was bringen freiwillige Zusatzdienste?
Sie sind eigentlich für das Ausfall- und Vakanzenmanagement gedacht, geben Mitarbeitenden aber ein hohes Maß an Zeitautonomie und helfen der Klinik, den Personaleinsatz bei Vakanzen und Ausfällen bedarfsgerecht zu steuern. Mitarbeitende, die sonst in die Zeitarbeit abwandern würden, können so ihren Verdienst steigern, ohne sich an längere reguläre Arbeitszeiten zu binden.
Wie läuft ein agiles Projekt zur attraktiven Dienstplanung ab?
Nach Gesprächen mit den Leitungskräften und der gemeinsamen Auswertung der Datenlage entstehen erste Konzept-Ideen, die mit den Leitungen priorisiert und in Fokusgruppen mit Mitarbeitenden weiterentwickelt werden. Vorhandene gute Beispiele im Haus werden einbezogen. Umsetzbare Konzepte werden mit den Nutzergruppen auf Pilotstationen getestet, ausgewertet und verbessert – schrittweise statt „ein Jahr Konzeption, dann Umsetzung für alle“.
Was ist der Werkzeugkoffer für attraktive Dienstplanung?
Eine Sammlung erprobter und verfeinerter Modelle, die im Projektverlauf entsteht und allen Abteilungen, Stationen und Bereichen des Hauses zur Verfügung steht – etwa Dienstzeiten-Angebote mit mehr freien Tagen, langfristige Dienstplanung mit Tauschsystem, Teilzeitmodelle, Mitwirkung und Selbstplanung, Stationsverbände, Ausfallmanagement und freiwillige Zusatzdienste. Teams wählen und passen ein Modell an; Change Pilots im Haus und wir als Second Level Support unterstützen dabei.
Werden Besetzungsbedarf und gesetzliche Vorgaben dabei berücksichtigt?
Ja. Bei allen Modellen wird sichergestellt, dass der Besetzungsbedarf abgedeckt wird, und das Ausfallmanagement wird mitgedacht, denn das schönste Modell hilft nichts, wenn es bei Ausfällen nicht realisiert werden kann. Ordnungsrechtliche Vorgaben zur Besetzungsstärke wie die PpUGV werden beachtet, ebenso – wo vorhanden – Daten aus der Pflegepersonalbemessung.
Wie beginnt eine Zusammenarbeit?
Mit einem unverbindlichen Erstgespräch per Telefon (08131 310 68 72) oder E-Mail (info@win-win-work.de). Die Müller & Mooseder Unternehmensberatung aus Dachau berät Krankenhäuser seit 1996 bundesweit zu Dienstplanung und Arbeitszeitgestaltung.
Kontakt
Attraktive Dienstpläne gemeinsam mit Ihren Teams entwickeln
Neue Arbeitszeitmodelle, langfristige Dienstplanung oder Selbstplanung im Team: Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir, wo Sie stehen, welche Möglichkeiten zu Ihrem Haus passen und wie ein Pilotprojekt aussehen kann.
Stand: 20.10.2026 · Müller & Mooseder Unternehmensberatung, Dachau